HERMANN Fachversand
« Optimale Arbeitsorganisation nutzt das volle Potenzial Ihres Betriebs »
Gerade in kleineren Betrieben, oft Handwerksbetrieben, wird zwar die Werkstattorganisation wegen dem unmittelbaren Zusammenhang zur praktischen Tätigkeit gut gepflegt, die umfassende Arbeitsorganisation kommt dagegen häufig zu kurz. Vor allem die Auftragsabwicklung im Handwerk steckt vielfach in den Kinderschuhen und offenbart damit enormes Verbesserungspotential. Indem Sie Ihre Auftragsabwicklung überdenken, organisieren Sie vielfach den gesamten Betrieb von A bis Z mit, so dass letztendlich alle Bereiche profitieren.
Was ist die Auftragsabwicklung?
Bevor Sie Ihre Auftragsabwicklung neu organisieren, sollten Sie sich einmal vergegenwärtigen, was alles zu dieser Aufgabe zu zählen ist. Denn im Handwerk liegt es nahe, gerade die handwerklichen, fachlichen Komponenten der täglichen Arbeit stark zu betonen und in den Mittelpunkt zu rücken. Zur Abwicklung eines Auftrags zählt jedoch nicht nur die Entgegennahme, die Bearbeitung und die Rückgabe eines Werkstücks, wie etwa eines Fahrzeugs oder eines anderen instand zusetzenden Gegenstands. Stattdessen umfasst die Organisation letztlich alle Schritte vom ersten Kundenkontakt bis hin zur letzten Abfrage über die Zufriedenheit mit Ihrer Arbeit. Denn nur, wenn die ganze Spanne der Tätigkeiten umfassend organisiert wird, können Sie den Überblick bewahren und zu Ihrem und Ihrer Kunden Nutzen effizient, transparent und gewinnbringend arbeiten.
Kernelemente der Auftragsabwicklung im Handwerk
Wenn Sie Ihre Auftragsabwicklung organisieren wollen, sollten Sie sich zunächst klarmachen, welche Kernelemente der Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen anstehen. Denn trotz hoher Deckungen weist doch jedes Unternehmen individuelle Eigenheiten auf, die die Abläufe beeinflussen und verändern. In aller Regel lassen sich einige grundlegende Phasen identifizieren: Zu Beginn steht die Auftragsannahme, zu der natürlich vom Erstkontakt über die Beratung bis hin zur Terminvereinbarung alle Vorgespräche und -kontakte zu zählen sind. Der zweite Block umfasst Ihre eigentliche Arbeit mitsamt der Teilebestellung, der zeitlichen Planung und der Überwachung des Arbeitserfolgs. Zuletzt bildet die Rückgabe des Arbeitsauftrags mit der Abrechnung und der Kontrolle des gesamten Auftragsablaufs den letzten großen Themenblock. Je nach Unternehmens- und Arbeitsstruktur lassen sich diese Grundblöcke nun individuell ausstatten und mit Inhalten füllen.
Die Auftragsannahme
Die Annahme der Aufträge stellt den Einstieg in die formale Bearbeitung und somit die gesamte Auftragsabwicklung innerhalb Ihres Betriebs dar. Organisieren Sie diesen Schritt effizient und kundenfreundlich, um von vorn herein eine konstruktive Basis der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden zu schaffen. Eine erkennbare und nachvollziehbare Organisation vermittelt den Kunden Professionalität und erzeugt eine positive Einstellung gegenüber Ihrer fachlichen Arbeit. Ihnen selbst hilft die strukturierte Entgegennahme von Aufträgen, die weitere Arbeit zu planen und Leerläufe, sowie Arbeitsstaus zu verhindern. Hilfreich für den letzten Schritt sind insbesondere Plantafeln und Auftragsmappen.
Die Arbeitsplanung
Wurde ein Auftrag erst einmal entgegengenommen steht die interne Auftragsabwicklung an. Die Arbeitsorganisation steht dabei im Mittelpunkt. Hierzu zählt vor allem die Arbeitsplanung, also die Entscheidung, wann welche Mitarbeiter mit welchen Hilfsmitteln die anstehende Tätigkeit ausüben. Die Arbeitsplanung hilft, die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens optimal einzusetzen und sowohl fachlich als auch auf der Zeitschiene effizient zu agieren.
Die Werkstattorganisation
Neben dem Organisieren der Arbeit und der Arbeiter bzw. Arbeiterinnen steht natürlich auch die Werkstattorganisation selbst zur Debatte. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern durch ein strukturiertes Arbeitsumfeld, rasch, sicher und fachkundig zu agieren. Gut strukturiert können beispielsweise teure Doppelungen von Geräten und Maschinen entfallen oder auch Arbeitsplätze bestmöglich mehrfach belegt werden.
Die Fachkenntnisse
Obwohl sie meist eher dem einzelnen Kollegen zugeschrieben werden, zählt auch die Fachkenntnis jeder einzelnen Person im Betrieb zur Organisation im Handwerk. Natürlich brauchen Sie die Kenntnisse allgemein, um die Arbeiten umsetzen zu können. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeiter aber auch gemäß deren Fähigkeiten einsetzen, so dass die Auftragsabwicklung optimal unter Einsatz der jeweiligen Fähigkeiten für die anstehende Arbeit erfolgen kann.
Die Dokumentation der Auftragsabwicklung
Je besser Sie Ihre Auftragsabwicklung organisieren, um so einfacher lässt sich ganz zum Schluss nachvollziehen, was, wie, wann getan wurde. So können Sie auf Basis dieser Informationen Ihre Organisation optimieren und Kunden gezielt zu nächsten Wartungen, sowie zu der Zufriedenheit mit Ihrer Tätigkeit kontaktieren.
Die Auftragsabwicklung organisieren
Um die Auftragsabwicklung zu organisieren, lohnt der Griff zu einem umfassenden System, das alle Schritte innerhalb des internen Ablaufs abdecken kann. So minimieren Sie Schnitt- und Übergabestellen und beugen Informationsverlusten wirkungsvoll vor. Ob Sie dabei auf eine Fachsoftware oder aber gängige EDV-Programme zurückgreifen, bleibt Ihnen, dem Umfang Ihrer Tätigkeit und der Struktur Ihrer Verwaltung überlassen.
Die Organisation des Betriebs
Die „Verwaltung“ Ihres Unternehmens nutzt sicherlich ohnehin digitale Hilfsmittel, um zeitgemäß zu agieren. Organisieren Sie Ihre Kundenkontakte ebenfalls auf diesem Wege und machen Sie sich so die vorhandenen Strukturen zu Nutze. Besonders gut gelingt diese Form der Arbeitsorganisation, wenn dieselben Strukturen auch physisch, beispielsweise in Form der Schlüsselablage, der Ersatzteillagerung oder auch der Parkierung von reparaturbedürftigen Fahrzeugen auftreten. Dann nutzen Sie ein Organisationssystem für alle Belange.
Das passende Organisationssystem
Welches Organisationssystem für Sie das „richtige“ ist, hängt stark von Ihrer Arbeitsweise ab. Wenn Sie beispielsweise ausschließlich Terminarbeiten ausführen, kann eine Organisationseinheit für Laufkundschaft entfallen. Andersherum kann die Terminierung, Planung und Auftragsabwicklung reduziert werden, wenn Sie vor allem kurzfristig, etwa unvorhergesehene Unfallfahrzeuge oder als Störungs- und Notdienst plötzlich auftretende Schäden bearbeiten.
Die Werkstattorganisation
Besonders dicht an Ihrer praktischen Tätigkeit ist die echte Werkstattorganisation. Sie beginnt mit der Übergabe des Auftrags nach der Annahme. Nun gilt es, die Auftragsabwicklung unter Einsatz Ihrer Ressourcen optimal durchzuführen. Die Werkstattorganisation hilft Ihnen, den Überblick über Geräte, Verbrauchsmaterialen, aber auch die Auslastung Ihrer Arbeitsbereiche zu behalten. Ein Organisationssystem erlaubt Ihnen die Steuerung und den Erhalt aller Funktionen, so dass sie wirtschaftlich und zugleich fachlich korrekt tätig sind und bleiben.
Die Arbeitsorganisation
Die Arbeitsorganisation ist eng mit der Strukturierung Ihrer Werkstatt verbunden und macht gerade im Handwerk einen elementaren Teil der Arbeitsplanung aus. Nun geht es weniger um Werkzeug, Ersatzteile und Verbrauchsstoffe, sondern viel mehr um die menschliche Arbeitskraft. Ein Organisationssystem verschafft Ihnen jederzeit einen verlässlichen Überblick, wer welche Arbeiten wann ausführt und wann Luft für neue Aufträge besteht. Aber auch die für einige Tätigkeiten nötige Qualifizierung sollte hier eine Rolle spielen. Denn andernfalls kann der sachkundige Mitarbeiter anderweitig gebunden sein oder aber ein Arbeitsfehler durch den Einsatz nicht ausreichend qualifizierter Personen auftreten.
Auftragsabwicklung im Handwerk – mit dem richtigen System echte Mehrwerte erzeugen
Wenn Sie Ihre Auftragsabwicklung organisieren, betreiben sie letztlich von der Arbeitsplanung über die Werkstattorganisation eine umfassende Strukturierung Ihres ganzen Betriebs. Gerade in handwerklichen Betrieben kommt einer umfassenden Arbeitsorganisation eine besondere Bedeutung zu, da die Nähe von Kunde, Verwaltung und praktischer Ausführung besonders hoch ist. Umso stärker wirken sich Fehler aus und umso wichtiger ist für Sie eine vorausschauende Planung. Die Auftragsabwicklung im Handwerk gelingt besonders gut, wenn ein umfassendes System genutzt wird, mit dem Sie alle Bereiche Ihres Unternehmens und alle Phasen eines Auftrags einheitlich und übersichtlich erfassen. Wagen Sie daher den Schritt vom „irgendwie“ zur geplanten Tätigkeit und sichern Sie Ihrem Unternehmen so den nächsten Schritt hin zur Zukunftsfähigkeit.