Auftragsmappen für die Werkstatt

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In Werkstätten und Autohäusern sind Auftragsmappen und Auftragstaschen ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitsorganisation. Hier können Sie alle wichtigen Dokumente vor Schmutz geschützt aufbewahren. Seien es Werksattformulare, aus denen hervorgeht, welche Arbeiten an dem jeweiligen Fahrzeug vorgenommen werden sollen, der Fahrzeugschein oder andere Kundendokumente – in den praktischen Mappen findet alles einen Platz. Wir stellen Ihnen die praktischsten Mappen-Typen für eine effektivere Werkstattorganisation genauer vor.

Mit Auftragstaschen immer alles im Blick

Für den Laien ist es oft nicht erkennbar, wie viel logistisches Know-how hinter der Arbeitsorganisation in einem Autohaus oder einer Werkstatt steckt. Tag für Tag liefern zahlreiche Kunden ihre Fahrzeuge zur Reparatur ab und erwarten selbstverständlich eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung. Da darf nichts durcheinanderkommen. Es wäre fatal, wenn an dem Fahrzeug, an dem lediglich die Reifen gewechselt werden sollen, eine aufwendige Inspektion durchgeführt würde. Noch schlimmer wäre es, wenn statt der anstehenden Erneuerung des Zahnriemens nur ein Ölwechsel vorgenommen würde.

In der Hektik des alltäglichen Werkstattbetriebes haben die Monteure nicht immer alles im Blick. Insbesondere dann, wenn Wartungszettel nicht ordnungsgemäß angebracht wurden oder verloren gegangen sind, kann es schnell dazu kommen, dass wichtige zu erledigende Arbeiten nicht erkannt werden. Darüber hinaus ist es letztlich der Kunde, der darüber entscheidet, welche Reparaturen auch tatsächlich auszuführen sind. Ohne die Zustimmung des Fahrzeugeigentümers kann eine unerwünschte Arbeit schnell zum Anlass für ein größeres Ärgernis werden. Gut, dass es Auftragsmappen gibt! Hier lassen sich alle erforderlichen Angaben übersichtlich platzieren. Die Kundenwünsche werden klar kommuniziert und Missverständnissen kann erfolgreich vorgebeugt werden.

Wohin mit Fahrzeugschein, Fahrzeugschlüssel und den Anweisungen für die auszuführenden Arbeiten?

Damit ein Auftrag zügig erledigt werden kann, sollten alle hierfür erforderlichen Dinge an einem sicheren Platz aufbewahrt werden. Dabei ist Mobilität gefragt. Ständig zu einem Ablageschrank zu laufen, um Dinge einzusehen, wäre viel zu umständlich. Werkstattmappen sind das ideale Tool, dass solche Probleme spielend löst. Statt die Werkstatt-Formulare extern, weit ab vom eigentlichen Ort des Geschehens – dem zu reparierenden Fahrzeug aufzubewahren – lassen sich mit ihrer Hilfe alle wichtigen Unterlagen direkt am Fahrzeug deponieren. Die meisten Mappen verfügen über einen stabilen Ring bzw. eine Öse, sodass sie sich mit einem praktischen Karabiner mühelos befestigen lassen. Statt unnötige Wege zurücklegen zu müssen, kann sich der Monteur voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren. Das spart nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch Geld! Wir stellen Ihnen nun einige unterschiedliche Varianten von Auftrags-, Schreib- und Klemmbrettmappen genauer vor.

Auftragsschutzhüllen im A4-Format

Eine der günstigeren Varianten sind Mappen aus nicht verstärkter PVC-Folie. Sie verfügen in der Regel über eine Einstecktasche und gegebenenfalls auch über eine kleinere Unterlagentasche, die mit einem Klettverschluss zu verschließen ist. Die Einstecktasche befindet sich bei den Auftragsmappen im DIN-A4-Format meist auf der Vorderseite und ist mit einer durchsichtigen Deckfolie ausgestattet, damit der Monteur die Unterlagen einsehen kann, ohne sie aus der Tasche entnehmen zu müssen. Der Inhalt wird so perfekt vor Schmutz und Feuchtigkeit geschützt. In der rückwärtigen Unterlagentasche finden die Fahrzeugpapiere ihren Platz. Diese Trennung der Papiere erlaubt den schnellen Zugriff auf wichtige Fahrzeugdokumente, wenn es zum Beispiel darum geht, die Fahrgestellnummer zu suchen. Benötigt man Ersatzteile, spielt sie schließlich eine entscheidende Rolle darüber zu ermitteln, welches Teil zu dem jeweiligen Fahrzeug passt.

Hochwertige verstärkte Auftragsmappen für starke Beanspruchung

Wer etwas mehr Geld investiert, erhält stabile Auftragstaschen, die dem rauen Alltag in einer Werkstatt gewachsen sind. Auch wenn der Kaufpreis geringfügig höher liegt als bei den einfachen Auftragsmappen – diese Investition lohnt sich! Die stabilen Taschen sind meist mit einem zusätzlichen Karton verstärkt, der mit Kunststoff ummantelt ist. Alle Nähte sind extra verschweißt, damit nichts einreißen kann. Viele Modelle verfügen über Lochverstärkungsringe aus Metall, einen Klettverschluss sowie eine Kordel zum Aufhängen bzw. zum Befestigen mithilfe eines Karabiners. Auch den Fahrzeugschlüssel kann man hier anbringen. Das Format ist auch bei diesen Mappen in der Regel ein A4-Format.

Eine stabile Klarsicht Deckfolie schützt die Dokumente ebenso wie bei den einfachen Auftragsmappen vor Verschmutzungen und Feuchtigkeit. Damit eine lange Haltbarkeit gewährleistet werden kann, ist die Deckfolie oft mit zusätzlichen, vor dem Einreißen schützenden Stanzungen versehen. Die stabilen Mappen bieten ebenfalls eine praktische Dokumentenhülle auf der Rückseite, in der man die Fahrzeugpapiere sicher verwahren kann. Auch bei diesen Auftragsmappen sind die Fächer meist mit einem praktischen, leicht zu handhabenden Klettverschluss zu verschließen. Alternativ hierzu gibt es Varianten, die mit einem Druckknopf-Verschluss oder einem magnetischen Verschluss ausgestattet sind.

Klemmbretter – flexible Helfer im Werkstattalltag

Klemmbrett-Auftragsmappen sind überall dort gefragt, wo es notwendig ist, sich Notizen zu machen. Die praktischen Werkstattmappen im A4-Format verfügen in der Regel über einen Stifthalter und die Möglichkeit, einen Schreibblock zu befestigen. Idealerweise verfügen die Auftragsmappen über eine Öse, an der der Fahrzeugschlüssel einen Platz finden kann. Klemmbretter empfehlen sich, wenn zum Beispiel mehrere Monteure an einem Fahrzeug arbeiten. Sie gewährleisten eine sichere nonverbale Kommunikation und Dokumentation der Tätigkeiten am Kundenfahrzeug. Darüber hinaus sind Klemmbretter wertvolle Helfer bei komplexen Arbeiten. Dank der mit einem stabilen Rücken ausgestatteten Klemmbretter kann der Monteur schriftlich festhalten, welche Dinge bereits erledigt wurden und welche noch zu erledigen sind. Auch die erforderlichen Ersatzteile kann man hier übersichtlich notieren.

 

Eine sinnvolle Ergänzung zu Auftragsmappen – die Auftragstasche

Auftragstaschen sind das perfekte Tool, um Kunden eine rund um die Uhr Annahme der zu reparierenden Fahrzeuge zu ermöglichen. Gerade für berufstätige Autofahrer ist es manchmal sehr schwierig, die Werkstatt während der Öffnungszeiten aufzusuchen. Die praktischen und robusten Taschen erlauben es Ihnen, quasi 24 Stunden für Ihre Kunden da zu sein. Denn mit diesen Taschen lässt sich ein effektives System zur Auftragsannahme realisieren. Kunden können in den Taschen den Fahrzeugschein sowie den Fahrzeugschlüssel deponieren und die Auftragstaschen in Ihren Briefkasten einwerfen. Geben Sie Ihren Kunden zusätzliche Werkstattformulare an die Hand, auf denen sie Ihnen mitteilen können, welche Arbeiten am Fahrzeug gewünscht werden.

Das Format dieser Auftragsmappen ist meist bewusst etwas kleiner gehalten. Mappen im DIN-A5-Format passen sehr viel besser in einen Briefkasten oder einen speziell für die Annahme von Aufträgen außerhalb der Öffnungszeiten konzipierten Boxen.

Nützliches Zubehör für eine optimierte Arbeitsorganisation mit Auftragsmappen

Wie bereits erwähnt, leisten entsprechende Werkstatt-Formulare wertvolle Dienste. Und das nicht nur für die Auftragserteilung durch den Kunden. Es gibt eine Fülle von vorgedruckten Formularen, die den Arbeitsablauf in der Werkstatt bzw. dem Autohaus deutlich erleichtern. Wie wäre es zum Beispiel mit speziell für die Einlagerung von Reifen konzipierten Formularen? Sie helfen dabei, eine zuverlässige und deutlich vereinfachte Zuordnung zu gewährleisten.

Mit Aufklebern zur fortlaufenden Nummerierung zur perfekten Arbeitsorganisation

Man kann die Werkstattmappen zur besseren Übersicht mir Nummern versehen. Kennzeichnet man entsprechend auch die Fahrzeuge – zum Beispiel mit einer in einer Klarsichttasche eingelegten Nummer im Großformat – ist dies eine wichtige Erleichterung der Betriebsabläufe. Die Suche nach Kennzeichen oder anderen Merkmalen hat damit ein Ende und die Arbeit kann zügig beginnen.

 

Karabiner und Plantafeln – ein perfektes System, das die Arbeit vereinfacht

Karabiner sind ideal, um Autoschlüssel an den Auftragsmappen zu befestigen und leisten darüber hinaus an vielen anderen Orten wertvolle Dienste. Dank ihrer leichten Handhabung lassen sie sich mit einer Hand öffnen und wieder verschließen.

Auftragsmappen sind ein mehr als nützliches Tool – doch wie lässt sich Ordnung in die zahlreichen Werkstattmappen bringen? Die Lösung sind praktische Plantafeln, in die die einzelnen Mappen eingesteckt werden können. Auch hier ist eine Nummerierung von Vorteil.