Fahrtenbuchvorlagen

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Wer die Ausgaben für seine Dienstfahrten bzw. das Dienstfahrzeug beim Finanzamt geltend machen möchte, hat zwei Möglichkeiten. Die einfachste, aber meist teurere Lösung ist die sogenannte 1 % Regelung. Hier wird jeweils 1 % des Neuwagenpreises zugrunde gelegt, der als jährlicher Gewinn zu verbuchen ist. Danach können alle anfallenden Kosten geltend gemacht werden. Die zweite Möglichkeit ist das Führen eines Fahrtenbuches. Das ist zwar deutlich komplizierter, kann sich aber als wesentlich kostengünstiger erweisen als die 1 % Regelung. Aber was ist zu beachten, wenn man sich für diese Variante entschieden hat? Was gilt für das Führen von Fahrtenbuchvorlagen? Diese Anforderungen stellen die Finanzbehörden.

Was ist das überhaupt – ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch wird erfasst, welche Fahrten jeweils durchgeführt werden. Man unterscheidet hier zwischen einer nach Paragraf 31 a der Straßenverkehrszulassungsverordnung (StVZO) angeordneten Maßnahme und einer Dokumentation, die für die Steuererklärung benötigt wird. Der Paragraf 31 a kommt immer dann zum Tragen, wenn der Fahrer eines Fahrzeuges nach einem groben Verkehrsverstoß nicht zu ermitteln ist. Der Halter wird in diesem Fall dazu verpflichtet, vor jeder Fahrt genau zu protokollieren, wer und wann das Fahrzeug nutzt. Damit Selbstständige die Kosten für einen Dienstwagen mit dieser Regelung steuerlich absetzen können, ist ebenfalls eine entsprechende Dokumentation erforderlich. Aus dieser muss hervorgehen, wann es sich um eine gewerbliche und wann es sich um eine private Nutzung des Fahrzeuges handelt. Die Einträge müssen ordnungsgemäß und lückenlos erfolgen. Mit einer geeigneten Fahrtenbuchvorlage wird die Geltendmachung der Kosten deutlich erleichtert.

Welche Daten sollten in der Fahrtenbuchvorlage erfasst werden?

Auch wenn es seitens der Finanzbehörden keine offiziellen Anforderungen an die Fahrtenbuchvorlagen gibt, sollten darin dennoch einige Daten zwingend festgehalten werden können. Hierzu gehört, wer gefahren ist, wann er gefahren ist und warum die Fahrt durchgeführt wurde. Hier eine kurze Auflistung, welche Angaben das Finanzamt in der Regel haben möchte:

• Es müssen ausnahmslos alle Strecken dokumentiert werden. Es kommt hier insbesondere auf den jeweiligen Zweck an.
• Sowohl der Abfahrtsort als auch der Zielort müssen in der Fahrtenbuchvorlage eingetragen werden.
• Nachträgliche Eintragungen sind nicht erlaubt. Alle Angaben müssen zeitgerecht und fortlaufend sein.
• Die Fahrtenbuchvorlage muss deutlich lesbar und übersichtlich ausgefüllt werden.

Es ist erlaubt, Abkürzungen für Fahrten und Ziele zu verwenden, die regelmäßig durchgeführt werden. Darüber hinaus sind auch Fahrtenbuchvorlagen in digitaler Form zulässig. Voraussetzung ist allerdings, dass das Buch in geschlossener Form geführt wird. Wer diese Grundlagen beherzigt, ist mit den auf dem Markt erhältlichen Fahrtenbuchvorlagen auf der sicheren Seite und vermeidet Rechtsunsicherheiten.

Warum Fahrtenbuchvorlagen sinnvoll sind

Die praktischen Vorlagen leisten wertvolle Dienste, um die geforderten, aber nirgends fixierten Vorgaben optimal zu erfüllen. Wer bei der Führung von Fahrtenbüchern Fehler macht, muss damit rechnen, dass die Angaben nicht akzeptiert werden. Jahr für Jahr werden zahlreiche Rechtsstreitigkeiten geführt, weil die Eintragungen vom Finanzamt nicht anerkannt wurden. Doch nicht nur zu diesem Zweck bieten diese Art der Kfz-Vorlagen viele Vorteile. Sie sind perfekt, um das Fuhrparkmanagement zu optimieren. Firmenwagen werden oft nicht nur von einem Fahrer genutzt. Häufig handelt es sich um ständig wechselnde Nutzer. Um hier für Klarheit zu sorgen, wer das Auto zu welchem Zeitpunkt gelenkt hat, sind Fahrtenbuchvorlagen mehr als hilfreich.

Neben dem Fuhrparkmanagement stellen sich gerade für Autohäuser weitere Herausforderungen, wenn es um die Dokumentation von durchgeführten Dienstfahrten geht. Hier kommen fast täglich rote Kennzeichen zum Einsatz. In der Regel werden hierzu rote Dauerkennzeichen genutzt, die dauerhaft im Betrieb verbleiben. Hier wird seitens der Behörden eine lückenlose Aufzeichnung verlangt, wann, von wem und für welches Fahrzeug die Kennzeichen verwendet wurden. Vor Fahrtantritt muss der Fahrer seine persönlichen Daten in eine geeignete Vorlage eintragen. Auch das Datum und die Uhrzeit dürfen nicht fehlen. Mit entsprechend auf die Anforderungen für rote Kennzeichen abgestimmten Fahrtenbuchvorlagen lassen sich schwerwiegende Versäumnisse vermeiden. Nicht ordnungsgemäß geführte Fahrtenbücher können mit einem Bußgeld geahndet werden. Dies kann bis zu 100 EUR betragen.

Diese Daten sollten in der Fahrtenbuchvorlage erfasst werden

Das amtliche Kennzeichen

Da es erforderlich ist, dass die Vorlagen jeweils einem Fahrzeug bzw. einem Firmenwagen zugeordnet werden können, ist es zwingend, einen entsprechenden Eintrag vorzunehmen.

Der Kilometerstand

Bei der Erfassung des Kilometerstandes geht es um die jährliche Fahrleistung der Fahrzeuge. Tragen Sie hierzu den abgelesenen Kilometerstand vom 1. Januar, 00:00 Uhr und den am 31. Dezember, 24:00 Uhr ermittelten Kilometerstand ein. Beträgt der Kilometerstand zum Beispiel zu Beginn eines Jahres 35.000 Kilometer und am Ende des Jahres 50.000 Kilometer, so ergibt sich eine Differenz von 15.000 Kilometern – die jährliche Fahrleistung dieses Fahrzeuges. Diese ist für die steuerliche Berechnung unbedingt erforderlich.

Welcher Art sind die jeweiligen Fahrten?

Je nach Art der durchgeführten Fahrten werden diese steuerlich unterschiedlich behandelt. Es sollte zwischen Dienstfahrten, privaten Fahrten, solchen zwischen Wohnsitz und Arbeitsplatz, solchen, die im Zusammenhang mit anderen Einkünften stehen und solchen, die aus einer doppelten Haushaltsführung resultieren, differenziert werden. Bei Dienstfahrten mit dem Firmenwagen fordert die Finanzbehörde Angaben zu dem Datum, an dem Sie gefahren sind. Die Fahrtstrecke muss anhand des aufgezeichneten Kilometerstands zu Beginn und zu Ende der Fahrt nachvollziehbar sein.

Ebenso muss notiert werden, wo sie begann und wo sie endete. Auch die gewählte Route muss angegeben werden, um sicherzustellen, dass keine Umwege gefahren wurden. Zu welchem Zweck wurden die Fahrten durchgeführt? Haben Sie einen Geschäftspartner oder einen Kunden aufgesucht? Dann muss der vollständige Name des jeweiligen Ansprechpartners angegeben werden. Diese vielfältigen Daten machen es mehr als sinnvoll, zu geeigneten Fahrtenbuchvorlagen zu greifen. Bei Privatfahrten genügt es in der Regel, die An- und Abfahrtszeit, das Ziel und die gefahrenen Kilometer festzuhalten, aber auch hier erweisen sich die durchdachten Fahrtenbuchvorlagen als äußerst praktisch.

Ein elektronisches Fahrtenbuch – mit geeigneter Fuhrparksoftware den Überblick behalten

Ein digitales Fahrtenbuch kann die herkömmliche Variante aus Papier ersetzen. Voraussetzung ist, dass es nicht nachträglich veränderbar ist. Nur, wenn diese Bedingung erfüllt wird, erkennt das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch an. Erfolgen die Eintragungen digital, kann es unter bestimmten Voraussetzungen möglich sein, den Anlass der Fahrten bis zu einer Woche später einzutragen. Es gibt Fuhrparksoftware, bei der die Eintragungen in ein digitales Fahrtenbuch durch die Koppelung mit GPS-Daten zusätzlich erleichtert wird. Ergänzt werden muss dann nur noch, wer den Firmenwagen bzw. das Auto gefahren hat und welchem Zweck die Nutzung diente.

Digital oder klassisch?

Eine gute Fuhrparksoftware erleichtert das Fuhrparkmanagement auf vielfältige Weise. Dies gilt auch für die Führung eines Fahrtenbuchs. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch lassen sich zahlreiche Abläufe vereinfachen. Zudem lassen sich fehlerhafte Eintragungen in das Buch weitgehend vermeiden. Nach wie vor hat das Fahrtenbuch aus Papier aber seine Berechtigung. Sei es nun aus steuerlichen Gründen, um Kosten geltend machen zu können oder aus rechtlichen Gründen – Fahrtenbuchvorlagen, ganz gleich, ob aus Papier oder digital, sind für ein effizientes Fuhrparkmanagement ebenso wichtig wie für eine private Nutzung.