Produktivität erhöhen

« 10 Tipps für mehr Effizienz in der Produktion »

Um in Ihrem Betrieb die Produktivität zu erhöhen, können Sie sowohl hinsichtlich der allgemeinen Arbeitsorganisation als auch – vor allem – in Bezug auf Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Schrauben drehen. Unsere 10 Tipps dienen als Anregungen, wie Sie deutlich mehr Effizienz in die Produktionsabläufe in Ihrem Unternehmen bringen.

1. Klarheit und Übersichtlichkeit der Aufträge schaffen

„Hallo Chef, welche Aufgaben stehen heute auf dem Programm?“ Soll die Werkstatt- beziehungsweise Lagerorganisation effizient sein, fehlt einfach die Zeit, jedem Mitarbeiter täglich einzeln mitzuteilen, was er zu tun hat. Beim Betreten der Werkstatt oder des Lagers sollten Ihre Fachleute zu einer großen Plantafel treten und sofort sehen können, wo sie heute eingeteilt sind und welche Aufträge sie erledigen müssen.

Entscheidend ist natürlich, dass die Führungspersonen – beispielsweise der zuständigen Abteilungsleiter – immer schon am Vortag die Pläne für den nächsten Tag erstellen. Damit auch diese Prozesse effizient vonstattengehen, nutzen die für das Organisatorische Verantwortlichen am besten Terminplaner, in die sie alle Aufträge nach Dringlichkeit und eventuell auch nach anderen Kriterien eintragen.

Extratipp: Um die konkreten Anforderungen eines Auftrags präzise zu kommunizieren, empfiehlt sich der Einsatz spezifischer Formulare – abgestimmt auf den Arbeitsbereich.

2. Arbeitsorganisation: Ordnung über alles

Wer die Produktivität in seinem Betrieb erhöhen will, braucht Ordnung. Wenn Aufträge durcheinander liegen oder zu einheitlich markiert sind, um sie auseinanderhalten zu können; wenn Arbeitsutensilien ohne jede Struktur aufbewahrt werden – unter solchen Bedingungen ist es schlichtweg unmöglich, Prozesse zu optimieren.

Sorgen Sie dafür, dass Sie sämtliche Arbeitsutensilien sinnvoll geordnet und gut sichtbar bereitstellen, etwa in farblich gekennzeichneten Regalen. Darüber hinaus sollten Sie mit Arbeitstaschen operieren, deren Farbunterschiede Aufträge „charakterisieren“.

 

3. Durchdachte Einrichtung und Arbeitsplatzverteilung gewährleisten

Für eine verbesserte Arbeitsorganisation ist es essenziell, die Werkstatt oder das Lager wohlüberlegt einzurichten und die Arbeitsstationen passend zu verteilen. Im Prinzip bedeutet das lediglich, dass Sie die Räume so gestalten sollten, dass die aufeinander folgenden Arbeitsabläufe ohne unnötige Umwege abgewickelt werden können.

Kurzes Beispiel zur Verdeutlichung: Nachdem Mitarbeiter X den ersten Teil eines zweiteiligen Auftrags abgeschlossen hat, muss er im Idealfall nicht erst das ganz andere Ende der Räumlichkeit ansteuern, um das Produkt an Mitarbeiter Y für Teil 2 des Auftrags zu übergeben. Prozesse zu optimieren, funktioniert nur, wenn die Einzelschritte weitgehend nahtlos machbar sind.

4. Effizientere Auftragsabwicklung durch kleine Hilfsmittel

Manchmal sind es die kleinen, vermeintlich unbedeutenden Sachen, die den größten Nutzen bringen und die Produktivität erhöhen. Ein klassisches Beispiel aus der Kfz-Werkstatt: Ein Kunde gibt die Reparatur seines Wagens in Auftrag – das Auto hat zwei Kratzer und eine Delle infolge eines harmlosen Unfalls erlitten und will nun von Ihren Fachleuten kuriert werden. Mitarbeiter Z sieht sich das Fahrzeug an, stellt fest, dass glücklicherweise nicht allzu viel zu tun ist, teilt dem Kunden mit, wann er den Wagen wieder abholen kann und schickt ihn weg. Dann eilt derselbe Mitarbeiter schon zum nächsten Kunden weiter. Am nächsten Tag möchte er sich dem Auto mit den Kratzern widmen. Doch wo waren gleich die Problemstellen?

Besser wäre es gewesen, die Makel im Zuge der Begutachtung direkt mit Kratzer- und Dellenmarkierungen zu kennzeichnen. Derartige Kleinigkeiten beeinflussen die Produktivität in viel höherem Maße, als man meinen würde.

 

5. Angenehme Arbeitsumgebung schaffe

Nur wo sich der Mensch wohlfühlt, kann er langfristig produktiv arbeiten. Und zu diesem Wohlfühlen gehören verschiedene Punkte. Zunächst einmal muss er sich am Arbeitsplatz in Sicherheit wähnen. Deshalb sind Hinweisschilder zu möglichen Gefahren und richtigen Verhaltensweisen in Werkstätten und Lagerräumlichkeiten unverzichtbar.

 

Des Weiteren gilt es, hygienische Standards einzuhalten. Sie wissen selbstverständlich, worauf es ankommt: Sauberkeit durch regelmäßige Reinigung, gegebenenfalls auch Kleidungsvorschriften. Analysieren Sie außerdem, ob Details wie die Belüftung, die Klimatisierung im Allgemeinen und die Lichtverhältnisse schon optimal sind.

6. Mitarbeiterbedürfnisse ernst nehmen und einbeziehen

Lange Zeit war es üblich, dass sich die Belegschaft exakt an das zu halten hatten, was seitens des Unternehmenschefs vorgegeben wurde – ohne jede Option, die eigenen Bedürfnisse zu äußern und eventuell sogar befriedigt zu bekommen. Dass ein derart striktes System wenig motivationsfördernd ist und damit nie dazu beitragen kann, die Produktivität zu erhöhen, versteht sich von selbst.

Heute sehen die Dinge ein wenig anders aus, Mitarbeiter trauen sich mehr und mehr, individuelle Vorstellungen kundzutun – und ihre Vorgesetzten schenken ihnen auch zunehmend Gehör. Ein gutes Beispiel sind flexible Arbeitszeitmodelle. Betriebe orientieren sich in Bezug auf die Einteilung der Arbeitszeiten immer häufiger an den familiären Situationen ihrer Angestellten – zugunsten einer Work-Life-Balance.

Studien haben längst bewiesen, dass sich das „ausgeglichene Lebensgefühl“ positiv auswirkt. Ein zufriedener Mensch ist produktiver als ein gestresster, unzufriedener. Logischerweise erhöhen viele zufriedene Mitarbeiter die Produktivität merklich und steigern damit den Erfolg ihrer Firma.

7. Fachlich fördern

Auch die fachliche Förderung Ihrer Mitarbeiter wirkt sich normalerweise wie gewünscht auf die Produktivität in der Werkstatt oder auf die Lagerorganisation aus. Ermöglichen Sie Ihren Leuten Weiterbildungen in Bereichen, die zu deren jeweiligen Fachgebieten passen und Ihrem Betrieb dienlich sind.

8. Stärken des einzelnen gezielt nutzen

Ein nach wie vor unterschätztes Arbeitsmodell, das jedoch jede Menge Potenzial hat, Prozesse zu verbessern, ist die gezielte Nutzung der Stärken jedes einzelnen Mitarbeiters. Dabei beziehen wir uns sowohl auf fachliche als auch auf andere leistungsbezogene Aspekte. Das heißt: Finden Sie heraus, was welcher Kollege am besten kann. Zudem sollten Sie ermitteln, wann jedes einzelne Teammitglied am effektivsten ist. Manche arbeiten frühmorgens besonders schnell und gut, andere haben nachmittags ihr Hoch, wieder andere erreichen erst am Abend ihre Topform. Indem Sie aus all Ihren Mitarbeitern das Optimum herausholen, können Sie die Produktivität erhöhen.

9. Wertschätzung entgegenbringen

Es ist so wichtig und so simpel: Signalisieren Sie Ihren Kollegen auch als Vorgesetzter immer wieder, wie sehr Sie deren Arbeit schätzen. Gehen Sie zu ihnen hin und sagen einfach „Danke“. Das ehrliche Wort hat oft sogar mehr Gewicht als eine materielle Belohnung – wenngleich Letztere natürlich auch gerne gesehen ist.

Eine andere Möglichkeit, Mitarbeitern Wertschätzung entgegenzubringen und so die Motivation zu erhöhen, besteht darin zu zeigen, dass Ihnen das Wohlergehen Ihrer Erfolgsgaranten am Herzen liegt. Bieten Sie viele Pausen, stellen Sie Obst zur freien Entnahme bereit, organisieren Sie Ermäßigungen in Wellnesseinrichtungen et cetera.

10. Meinungen einholen

Wenn Sie schon viele Dinge ausprobiert haben, um die Produktivität zu erhöhen, aber bislang noch nicht zu den Resultaten gekommen sind, die Sie sich erhoffen, bleibt Ihnen stets die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu befragen, was sie sich wünschen, welche Verbesserungen sie als motivations- und leistungssteigernd empfänden.

Eine solche Befragung führen Sie bestenfalls über anonyme Fragebögen durch – um ehrliche Antworten zu erhalten, mit denen Sie etwas anfangen können.

Prozesse verbessern, Produktivität erhöhen – Fazit und Schlusswort

Zur Sicherstellung einer hervorragenden Arbeitsorganisation und -motivation, die beide Grundvoraussetzungen dafür sind, die Produktivität zu erhöhen, geht es nie allein darum, die Dinge richtig zu machen. Oft ist es noch wesentlich wichtiger, die richtigen Dinge zu machen. Deshalb sollten Sie die Prozesse in Ihrem Betrieb genau analysieren und vor etwaigen Maßnahmen erst einmal herausfinden, mit welchen Tipps Sie in Ihrer Werkstatt oder in Ihrem Lager am meisten ausrichten können.