Arbeitsabläufe organisieren

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Je besser Sie in Ihrem Betrieb die Arbeitsabläufe organisieren, desto erfolgreicher ist Ihr Unternehmen langfristig. Die Schlüssel zur zeit- und kostensparenden Abwicklung von Aufträgen sind ein durchdachtes Terminplansystem sowie ein konsequentes, raffiniertes Ordnungssystem. Worauf es innerhalb dieser beiden Organisationsbereiche tatsächlich ankommt und wie Sie die Prozesse in Ihrer Firma praktisch optimieren können, erklärt unser Beitrag.

Terminplansystem für eine optimal getimte Arbeitsorganisation

Zeit ist Geld. Das bekannte Sprichwort, das Benjamin Franklin schon im 18. Jahrhundert jungen Kaufleuten als Ratschlag gab, hat sich längst bewahrheitet und gilt heute genauso wie damals – insbesondere in produzierenden Betrieben. Für höchstmöglichen Erfolg braucht es ein ausgeklügeltes Terminplansystem.

Wer seine Aufgaben schnell erledigen kann, ohne durch die Geschwindigkeit an Qualität einzubüßen, verdient mehr. Zwar ist es kaum möglich, jemals die perfekte Arbeitsorganisation zu erreichen, doch mit einigen sinnvollen Maßnahmen lassen sich merkliche Verbesserungen erzielen – schrittweise.

Status quo der Arbeitsabläufe analysieren

Um herauszufinden, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe organisieren sollten, um hohe Zeit- und Kosteneinsparungen zu erwirken, müssen Sie erst einmal den aktuellen Stand der Dinge mit seinen Stärken und Schwächen kennen. Nehmen Sie mehrere Wochen lang die momentanen Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb genauestens unter die Lupe.

Was klappt rasch und gut? Wo liegen größere „Störfaktoren“ verborgen, die das Produktionstempo drosseln und die es somit zu eliminieren gilt? Analysieren Sie jede einzelne Abteilung in Ihrem Unternehmen, sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und machen Sie sich Notizen darüber, wie die verschiedenen Prozesse im Detail ablaufen:

• Welche Werkzeuge/Hilfsmittel kommen wo und wann zum Einsatz? Sind sie nötig und leicht zu beschaffen?
• Welcher Mitarbeiter erledigt welche Aufgaben? Passt die Aufteilung quantitativ (genügend Personal in der jeweiligen Abteilung) und qualitativ (macht jeder Mitarbeiter das, was ihm liegt)?
• Lassen sich die verschiedenen Arbeitsschritte reibungslos erledigen? Das heißt, ohne unnötige Umwege oder sonstige Komplikationen.

Schreiben Sie alles auf, was Ihnen auffällt. Auch noch so kleine, scheinbar belanglose Bemerkungen können am Ende bedeutsam sein und in angepasster Form zu enormen Verbesserungen in Ihrem Organisationssystem führen.

Arbeitsplanung umsetzen

Sobald Sie die Situationsanalyse abgeschlossen haben, machen Sie sich daran, passende Strategien für eine effiziente Arbeitsorganisation zu entwickeln. Dabei sollten Sie sich sowohl an den Dingen, die Ihnen positiv aufgefallen sind, als auch an den Punkten, die unbedingt einer Optimierung bedürfen, orientieren. Das gut Funktionierende darf und muss sogar so erhalten bleiben.

Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die erforderlichen Adaptionen mit dem Ziel beschleunigter und günstigerer Arbeitsabläufe harmonisch zu integrieren, sodass sie das überzeugend Bestehende nicht negativ beeinflussen.

Hier ein einfaches Beispiel, das zeigt, dass Sie nicht alles, was potenziell Zeit und Kosten einsparen könnte, wirklich in die Arbeitsplanung einbeziehen sollten: Durch die Kürzung von Pausen- und Regenerationszeiten würden Sie natürlich die effektive Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erhöhen – dabei aber definitiv auch deren Motivation und Leistungsfähigkeit stark senken: Stichwort geistige und körperliche Ermüdung.

Am Ende hätten Sie also rein gar nichts von der Maßnahme. Kurzum müssen Sie sämtliche Ideen für eine optimierte Arbeitsorganisation immer auf Herz und Nieren prüfen, ehe Sie ihrer Umsetzung stattgeben.

Arbeitsabläufe organisieren – Tipps zur Strukturierung

1. Aufgaben adäquat verteilen

• jeden Mitarbeiter das machen lassen, was er besonders gut kann (Stärken ausnutzen)
• komplexe, schwierig zu bewältigende Aufgaben eher auf die früheren Zeiten legen (da haben ihre Mitarbeiter noch die nötige Energie und Konzentration)
• einfachere, routiniertere Aufgaben eher auf die späteren Zeiten legen (Tätigkeiten, die weniger Kraft und Konzentration erfordern)

2. Tages- und Wochenpläne anfertigen

Fertigen Sie anhand Ihrer Analyseergebnisse passende Tages- oder – sofern möglich – komplette Wochenpläne an. Einfach ist es, die Aufgabenverteilung in geeignete Tages- oder Wochenterminplaner einzutragen. So bewahren Sie den Überblick.

3. Arbeitsplanung transparent anbringen

Selbstverständlich genügt es nicht, wenn nur Sie einen Einblick in die Arbeitsplanung haben. Deshalb sollten Sie die vorgesehene Auftragsabwicklung auch Ihrem Team transparent darbieten. Dafür sind Plantafeln ungemein praktisch, über die Sie jedem Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Aufträge griffbereit und sogar in der gewünschten Reihenfolge der Erledigung präsentieren können. So wissen Ihre Erfolgsgaranten stets, welche Aufgaben sie zu erfüllen haben, ohne dass sie erst noch ausgiebig mit Ihnen sprechen müssten. Das spart viel Zeit.

Spezifische Empfehlungen für eine Top-Arbeitsorganisation

Sie können bei der Optimierung der Betriebs- und Werkstattorganisation ein paar Schritte weitergehen, um auf lange Sicht zusätzlich Zeit und Kosten zu sparen.

• Indem Sie geschmeidige Ablaufprofile und Routinen der verschiedenen Tätigkeiten in Ihrem Betrieb anfertigen und den zuständigen Mitarbeitern aushändigen, geben Sie Letzteren konkrete Tipps mit auf den Weg, wie sie effizienter arbeiten. So machen Sie Prozesse noch besser planbar.
• Ein sehr wichtiger Punkt bei der Terminplanung ist das Einkalkulieren zeitlicher Puffer, damit eine gewisse Flexibilität besteht. Man kann nie wissen, ob eine Aufgabe doch schwieriger ist als angenommen und länger dauert. Auch andere unvorhergesehene Ereignisse bringen den Zeitplan womöglich durcheinander. Dem können Sie aber gut entgegenwirken, wenn Sie in Ihre Pläne von Anfang an „X-Zeiten“ einbeziehen, die für Eventualitäten freigehalten werden.
• Kein Organisationssystem der Welt ist statisch zu verstehen. Es wird immer wieder Auslöser geben, die eine neuerliche Anpassung provozieren. Deshalb empfehlen wir, die Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb regelmäßig zu analysieren und bei Bedarf anders zu organisieren.
• Achten Sie darauf, Prozesse schrittweise zu optimieren. Nicht mehrere Schrauben auf einmal drehen, sondern eine nach der anderen. Nur so wird klar, ob eine bestimmte Maßnahme tatsächlich einen zeitlichen und finanziellen Gewinn bringen.

Zeit- und kostensparendes Ordnungssystem organisieren

Gut geordnet kommen Sie besser durch den Arbeitsalltag – da spielt es keine Rolle, ob es um die Büro-, Lager- oder Werkstattorganisation geht. Mit Köpfchen und hilfreichen Utensilien gelingt es Ihnen, Arbeitsabläufe so zu organisieren, dass Zeit und Kosten vor allem langfristig gespart werden.

Auftragsannahme leicht gemacht

Es ist ein erheblicher (Mehr-)Aufwand, alle Aufträge persönlich – also von Angesicht zu Angesicht – entgegenzunehmen. Aber: Sie können Ihren Kunden und sich selbst die Angelegenheit erleichtern, indem Sie mit 24-Stunden-Annahme-Systemen operieren. Die entsprechenden Boxen platzieren Sie einfach vor Ihrer Arbeitsstätte. Aus einem Formularspender ziehen Kunden einen Vordruck zur Auftragsvergabe, füllen ihn vollständig aus und werfen ihn dann in einem Umschlag zusammen mit den anderen erforderlichen Dokumenten und gegebenenfalls den Autoschlüsseln in die Annahme-Box.

Praktisch: Mit einer Box sind Sie für Ihre Kunden quasi rund um die Uhr erreichbar. Erfahrungen zeigen, dass diese Flexibilität gut ankommt. Das wiederum kann Ihnen einige Aufträge mehr einbringen und damit Ihren Umsatz steigern. Während der Betriebszeiten sehen Sie die neu eingegangenen Orders immer dann durch und nehmen sie in Ihre Arbeitsplanung mit auf, wenn Sie gerade Zeit dafür haben.

Aufträge effizient aufbewahren: Arbeitskarten und Auftragstaschen

Um Aufträge übersichtlich und schnell griffbereit aufzubewahren, sind vorgedruckte Arbeitskarten mit den wesentlichsten Infos und farbige Auftragstaschen die einfachsten und zugleich besten Helfer.

Durch das Farbsystem der Auftragstaschen können Sie die Aufträge kategorisieren – sie also beispielsweise nach Dringlichkeit oder Art einteilen.

Last but not least: Schutz und Sicherheit organisieren

Einer der wichtigsten Punkte ist, Arbeitsabläufe so zu organisieren, dass sie sicher vonstattengehen können. Denn Unfälle und möglicherweise lange Ausfallzeiten Ihrer wichtigsten Mitarbeiter schaden auch dem (effizienten) Organisationssystem.

Deshalb sollten Sie Ihren Betrieb mit Hinweisschildern und wenn nötig einem umfassenden Sicherheitsequipment ausrüsten – zum Schutz Ihres Teams und dauerhaft erfolgreicher Arbeitsabläufe.