11 kleine Dinge, die den Arbeitsalltag in Werkstätten erleichtern

Der Arbeitsalltag in der Werkstatt verlangt Ihnen viel ab. Sie müssen stets den Überblick behalten, Fahrzeuge oder andere Besitztümer den richtigen Kunden und Aufträgen zuordnen sowie einen klaren Plan haben, wie Sie sich die Arbeitszeit einteilen und genau vorgehen. Nimmt man all das zusammen, sind Ordnung und Übersicht das A und O im Betrieb. Für das Strukturieren der Arbeitsabläufe gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Helferlein. Im Folgenden stellen wir elf praktische Dinge vor, die den Arbeitsalltag in Werkstätten erleichtern.

Helferlein #1: Arbeitskarten

Jeder neue Auftrag will sinnvoll – sprich so knapp wie möglich und umfassend wie nötig – notiert werden. Zu diesem Zweck sind vorgedruckte Arbeitskarten ungemein hilfreich. Je nach Bedarf bietet der Handel die Karten in verschiedenen Formaten (A4 und A5 sind die gängigsten), Designs (farbliche Variationen zur Unterscheidung von Auftragsarten) und mit unterschiedlichen Inhalten (zum Beispiel mit oder ohne Material- und Zeitnachweis auf der Rückseite, für handschriftliche Eintragungen, etc.). Auch spezielle Tages- und Wochen-Arbeitskarten sind erhältlich. Die Utensilien machen die Annahme von Werkstatt- und Reparatur-Aufträgen wunderbar unkompliziert.

Tipp #2: Auftragstaschen

Die ausgefüllten Arbeitskarten und ergänzende Auftragsdokumente bewahren Sie am besten platzsparend und übersichtlich in Auftragstaschen auf. So stellen Sie sicher, bei der Auftragsvorbereitung nichts zu vergessen. Abhängig vom konkreten Aufbau der Tasche, können Sie darin sogar auftragsbegleitende Schlüssel, CDs und anderes verstauen. Zusätzliche Belege, die beim Abarbeiten der Aufträge hinzukommen, können in der Tasche mit gesammelt werden – „Antackern“ ist nicht mehr nötig. Tatsächlich trägt die Verwendung solcher Taschen zu einer deutlich effizienteren Auftragserledigung bei. Auch dann, wenn die Unterlagen für einen Auftrag an mehreren Stellen in der Werkstatt bearbeitet werden müssen, erweisen sich Auftragstaschen als unsagbar hilfreich.

Worauf es ankommt

Wichtig für den Arbeitsalltag in der Werkstatt ist, dass die Taschen extra robust gestaltet sind, um die in KFZ-Betrieben etwas raueren Arbeitsabläufe zu verkraften. Achten Sie auf langlebige Materialien, eine hohe Verarbeitungsqualität und komfortable Handhabung.

Merkmale der Hochwertigkeit sind ein kartonverstärkter Kern, der mit resistenter Kunststofffolie ummantelt und verschweißt ist, sowie Lochverstärkungsringe aus Metall.

Für ein Plus an Übersichtlichkeit sollten Sie die Auftragstaschen in mehreren Farben einsetzen und jedem Farbton ein bestimmtes „Thema“ oder bei kleineren Betrieben einzelnen Mitarbeitern zuordnen – etwa Rot für sehr dringende, Gelb für Garantiearbeiten und Grün für Kulanzaufträge oder „entspanntere“ Aufgaben.

Klett-, Druckknopf- und Magnet-Verschlüsse sowie mit Klappring oder Kordel versehene Taschen schaffen eine enorme Vielfalt, sodass sich jedermann die Modelle heraussuchen kann, die ihm für seinen Arbeitsalltag funktional erscheinen. Auch in puncto Füllvermögen muss niemand Abstriche machen – es stehen kleinere ebenso wie komfortablere Versionen mit größerer Dehnungsfalte zur Wahl.

Hilfsmittel #3: Arbeitsplatz-Kennzeichnung

Was in keiner Werkstatt fehlen darf, sind Elemente zur Arbeitsplatz-Kennzeichnung. Übersichtlich gestaltete Schilder, die zum Beispiel als Hochvolt-Warnhinweis fungieren oder auch den Sicherheitsbereich für Hochvolt-Arbeiten oder eine Gasanlage anzeigen, sorgen für ein erheblich vermindertes Unfall- und Verletzungsrisiko im Arbeitsalltag.

In vielen Fällen ist die auffällige Kennzeichnung von besonderen Gefahrenstellen sogar vorgeschrieben. Darüber hinaus empfiehlt es sich, an sämtlichen erforderlichen Stellen im Betrieb auf Rauchverbote hinzuweisen. Entsprechende Schilder helfen dabei.

Verrechnungssätze für Kunden transparent machen

Mit Tafeln, die Angaben zu Stunden- oder Arbeitswert-Verrechnungssätzen machen, zeigen Sie sich Ihren Kunden gegenüber transparent. Ihre Kunden wissen sogleich, mit welchen Kosten sie zu rechnen haben.

Wichtig #4: Kratzer-Markierungen

In Anbetracht des Stresses, den der Arbeitsalltag in der Werkstatt oft mit sich bringt, hat man weder Zeit noch Lust, die Dellen und Kratzer am reparaturbedürftigen Fahrzeug wiederholt zu suchen, wenn die Arbeit für Stunden oder Tage unterbrochen wird. Zum Glück ist dies auch überhaupt nicht notwendig.

Mit simplen Kratzer-Markierungen, die direkt am Auto oder sonstigen Gefährt angebracht werden können, sehen Sie immer auf Anhieb, welche Stellen noch auszubessern sind. Magnetpfeile und -ringe eignen sich besonders gut. Sie dienen außerdem zur Fotodokumentation gegenüber Versicherungen.

Helferlein #5: Fahrzeug-Kennzeichnungssysteme

Zu welchem Fahrzeug gehört der vorliegende Arbeitsauftrag? In welcher Reihenfolge muss gearbeitet werden? Wie hoch ist die Dringlichkeit?! Um lästige Unklarheiten dieser Art im Arbeitsalltag zu vermeiden, sind einfache Fahrzeug-Kennzeichnungssysteme ideal.

Zahlreiche Varianten möglich

Ob mit Bodenmagneten auf Metalloberflächen haftend, am Spiegel im Inneren des Fahrzeugs hängend oder an einer gut sichtbaren Stelle am Wagen klebend: Auch diese Helferlein für den Arbeitsalltag in der Werkstatt sind in diversen praktischen Varianten verfügbar. Manche Fahrzeug-Kennzeichnungssysteme integrieren sogar eine Abholmarke, die das Prozedere noch komfortabler gestalten kann.

Außerdem besteht – genauso wie bei den farbigen Auftragstaschen – die Möglichkeit, durch Kennzeichen in verschiedenen Farben leicht zuordenbare Gruppen zu bilden (beispielsweise Normal- versus Garantiearbeiten, Neu- versus Gebrauchtwagen et cetera).

Hilfe #6: Fahrzeugschutzartikel

Je nachdem, welche Arbeiten verlangt sind, gilt es bestimmte Bereiche des Fahrzeugs abzudecken oder anderweitig vor Beschädigungen zu bewahren. Aus diesem Grund sollten Sie in Ihrer Werkstatt auch über Fahrzeugschutzartikel wie Lenkradschoner und Sitzschoner verfügen. Praktischerweise gibt es derartige Utensilien inzwischen sogar schon in wiederverwendbarer Form, sodass Sie ein und dasselbe Schutzelement mehrfach nutzen können, was sowohl geld- als auch platzsparend ist und damit den Arbeitsalltag in der Werkstatt erheblich erleichtert.

Tipp: Spezifische Fahrzeugschutzartikel bilden Reifensäcke aus PE-Folie, in denen Sie die Reifen eines Fahrzeugs verstauen und dadurch den Koffer- oder Fahrzeuginnenraum vor Verschmutzungen schützen können.

Helferlein #7: Reifenwagen „Wheel Trolley“

Der Reifenwagen erfüllt in der modernen Werkstatt gleich mehrere Aufgaben. Auf ihm können Reifen mit oder ohne Felgen direkt für Kunden eingelagert werden. Zur Montage werden dann alle Vier Räder auf einmal zum Fahrzeug geschoben. Zuletzt ist der Wheel Trolley als Verkaufsdisplay nutzbar und präsentiert neue Räder im Autohaus.

Helferlein #8: Werkstattplaner

Natürlich gehören auch Werkstattplaner zu den Dingen, die den Arbeitsalltag in der Werkstatt erleichtern. Sie stellen Organisationshilfen für die Planung der Aufträge und Mitarbeiterauslastung dar. Damit unterstützen die Planer Sie dabei, den angestrebten guten Kundenservice tatsächlich umzusetzen. Im Übrigen eignen sich Werkstattplaner sowohl für KFZ-Werkstätten und Autohäuser als auch für andere Betriebe. So haben sie sich unter anderem in der Industrie und im Handwerk bewährt.

Plantafeln und Fächersysteme zur Arbeitsorganisation

In stabilen, widerstandsfähigen Plantafeln aus Stahlblech und ähnlichen Materialien können Sie zum Beispiel die Tages- und Aufgabenplanung übersichtlich darstellen sowie wichtige Dokumente so organisieren, dass sie jederzeit griffbereit sind.

Helferlein #9: Terminplaner

Tages- und Wochen-Terminplaner sind für die Voranmeldung und Tagesdisposition von Werkstattaufträgen unentbehrlich. Auch speziell auf den Arbeitsalltag in Werkstätten abgestimmte Terminkalender mit Datumsangabe helfen Ihnen, stets den Überblick über die zu bearbeitenden Aufträge zu behalten.

Unverzichtbar #10: LED-Werkstattlampen

Bei den Fahrzeugreparaturen im Betrieb brauchen Sie neben höchster Kompetenz und passenden Werkzeugen vor allem eins: gutes Licht. Wertige Lampen, die Ihnen die zu reparierenden Bereiche ausreichend und blendfrei ausleuchten, sind unverzichtbar. Je nachdem, wo zusätzliches Licht gebraucht wird, greifen Sie am besten entweder auf kleinere Arbeits- und Taschenlampen oder auf flutlichtartige Strahler zurück.

Für den Motorraum gibt es ebenfalls spezifische Lampen. Besonders effizient leuchten LED-Werkstattlampen. Sie erbringen eine ausgezeichnete Leistung und sind überdies stromsparend.

Hilfsmittel #11: Putzkrepp

Selbstverständlich fällt im Arbeitsalltag auch einiges an Schmutz an. Um diesen immer möglichst schnell und einfach zu beseitigen, ist Putzkrepp-Reinigungspapier exzellent geeignet. Zur einfachen Entnahme des Papiers empfiehlt sich ergänzend ein Wandhalter oder Bodenständer.

Equipment für eine perfekte Arbeitsorganisation im Arbeitsalltag

Mit diesen elf kostengünstigen Dingen erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag in der Werkstatt – Sie sparen sich damit Aufwand, Zeit und nicht zuletzt auch jede Menge Nerven.