Arbeitsabläufe und Strukturen für den Automobilhandel

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Ein Autohaus beeindruckt auf den ersten Blick meist mit schönen, neuen oder gebrauchten Kraftfahrzeugen, die zum Verkauf angeboten werden. Häufig werden ergänzend Reparatur- und Wartungsarbeiten offeriert, so dass sowohl Neu- als auch Gebrauchtfahrzeuge mitsamt ihren Fahrern zum Kundenstamm zählen. Damit die Arbeitsabläufe im Automobilhandel aber tatsächlich effektiv funktionieren, kommt es auf eine strukturierte Arbeitsorganisation an.

Arbeitsabläufe im Automobilhandel – was gehört dazu?

So klar das Produkt ersichtlich ist, so schwer sind oft die Arbeitsabläufe im Automobilhandel zu erfassen. Je nach Struktur des Betriebes können im Hintergrund lange Lieferketten für Ersatzteile, ganze Fahrzeuge oder auch nötige Dienstleistungen vom Sachverständigen bis hin zum Spezialisten für besondere Arbeiten stehen. Außerdem gilt es, den vermeintlich einfachen Kauf oder Reparaturauftrag so zu erfassen und zu bearbeiten, dass der Kunde verlässliche Aussagen über Termine, Preise und Erfolg oder auch Misserfolg einer Reparatur erhält.

Was im Kleinunternehmen noch mit wenigen Mitarbeitern und einer schlanken Organisationsstruktur zu bewältigen ist, wird bereits im Mittelstand zu einem wichtigen Kernthema, das ein markantes Volumen in den Bemühungen der Unternehmensleitung vereinnahmen kann.

Der Kundenkontakt

Der Automobilhandel lebt vom Kontakt zwischen Ihnen als Unternehmen und den Kunden. Da beim Autokauf vielfach Emotionen in Form von Freiheit, Geschwindigkeit oder auch ökologischer Fortbewegung (durch Elektromobilität) zu den Hauptargumenten zählen, sollte Ihre Arbeitsplanung rund um den Kundenkontakt ein ebenso positives, verkaufsförderndes Bauchgefühl auslösen.

Ein hohes Maß an Organisation bietet Ihnen die Möglichkeit, einmal stattgefundene Kontakte am Leben zu erhalten und so in vielen Fällen durch Präsenz, Werbung und Interesse an den Bedürfnissen des Kunden Menschen über längere Zeit an Ihr Unternehmen zu binden.

Bestellungen und Auftragsannahme

Häufig mit weit mehr Vorlauf als in anderen Branchen, dürfen Sie sich als erfolgreicher Autohändler irgendwann über die Bestellung eines Neufahrzeugs oder die Erteilung eines Reparatur- oder Wartungsauftrags freuen. Ab hier gilt es nun, einen echten Auftrag zu organisieren und gemäß Ihrer Firmenleitlinien, sowie im Rahmen zahlreicher Vorgaben durch Zulieferer, Vorschriften etc. abzuwickeln. Je stärker Sie hier auf einen standardisierten Ablauf setzen, umso effektiver fallen auf Dauer die Vereinfachungen durch Wiederholungen und Gewohnheit Ihrer Mitarbeiterschaft aus.

Die Arbeitsorganisation

Große Teile Ihrer Aktivitäten basieren auf der Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Sowohl der Verkauf eines Fahrzeugs, als auch die Reparatur kommen ohne die eigentliche Arbeit nicht aus. Daher sollten Sie nie den Aufwand scheuen, diese so zu organisieren, dass Ihr Autohaus bestmöglich funktioniert.

Setzen Sie sich mit einem geeigneten Organisationssystem für die Werkstatt und das Autohaus auseinander, um Kapazitäten zu überblicken und zu planen, Fachkenntnisse und Qualifikationen sinnvoll einzusetzen und auch für den Fall eines Ausfalls optimal für nötige Umverteilungen aufgestellt zu sein.

Von der Zeiterfassung über die Urlaubsplanung bis hin zur Personalentwicklung finden sich zahlreiche Themen, die in einem zusammenhängenden System zielführend kombiniert werden können und vor allem auch sollten.

Feedback und Kundenbindung

Oft vergessen bildet der Abschluss einer Transaktion mit dem Kunden nicht das notwendigerweise durchzuführende Ende, sondern vielmehr eine wesentliche Maßnahme zur Kundenbindung. Organisieren Sie abgeschlossene Geschäftstransaktionen so, dass Sie sie im Bedarfsfall einem erneut erscheinenden Kunden leicht und zielsicher wieder zuordnen können. So sind Sie in der Lage, den früheren Bedarf rasch einzusehen und daran die aktuelle Anfrage zu bewerten. Als Autohändler zeigen Sie so Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit mit der Kundschaft, die dieses Angebot bei einem professionellen und zielgerichteten Auftreten gerne annimmt.

Wie kann ein Organisationssystem im Automobilhandel aussehen?

Nun stellt sich berechtigterweise die Frage, mit welchem System sich die Arbeitsabläufe im Automobilhandel in der beschriebenen Form einer einheitlichen Organisation und Struktur zuordnen lassen. Hierzu gibt es leider keinen Masterplan mit universellem Geltungsanspruch. Stattdessen bieten zahlreiche kleinere Ansatzpunkte Ideen, die sich einfach zu einem zusammenhängenden System kombinieren lassen:

Die Arbeitsplanung

Gerade im Automobilhandel kommt es darauf an, dass Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sinnvoll und gemäß der Stärken und Fähigkeiten einsetzen.

Hierbei hilft Ihnen eine Arbeitsplanung, die sowohl die Mitarbeiterschaft insgesamt, also auch die einzelnen Aspekte zu jeder Person in wiederkehrender Form abbildet. So können Sie eine Arbeitsorganisation vornehmen, die auf die anstehenden Arbeiten ausgerichtet ist und trotzdem mit Veränderungen und unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen in der Lage ist.

Schlüsselorganisation und Auftragsverwaltung

Obwohl sie auf den ersten Blick ein eher untergeordnetes Detail sein mag, kommt der Automobilhandel kaum ohne sie aus: Die Schlüsselorganisation. Denn nur, wenn die Fahrzeugschlüssel einerseits sicher, andererseits einfach und ohne Aufwand zugänglich sind, können die betrieblichen Abläufe effektiv funktionieren.

Noch wirksamer wird die Schlüsselorganisation, wenn Sie sie mit Ihrer Arbeitsplanung kombinieren. Sobald ein Mitarbeiter das Autohaus betritt, kann er mit einem Griff seinen Arbeitsauftrag und den dazugehörigen Schlüssel für das betroffene Fahrzeug an sich nehmen und unverzüglich und ohne Verwechselungsgefahr an die Arbeit gehen.

Fahrzeuge kennzeichnen und zuordnen

Natürlich reicht es nicht alleine aus, die Schlüssel das Fahrzeuge zu organisieren. Wirklich effektiv wird Ihr Konzept erst dann, wenn Sie als Autohändler ohne Zeitverlust auch sofort das zugehörige Fahrzeug identifizieren können. Hier helfen einfache Mittel, wie das Dachschild, der Scheibenaufkleber oder andere, vergleichbare Markierungen zur internen Markierung.

Mit Organisation vom Einzelauftrag zum umfassenden Kundenprofil

Auch der Automobilhandel lebt von immer wiederkehrenden Kunden. Für die Gewinnung von Stammkunden unterstützt Sie Ihr Organisationssystem mit der Erstellung aussagekräftiger Kundenprofile. Sie erhalten jederzeit alle Informationen über das Fahrzeug, mögliche Vorgängerfahrzeuge, bisherige Probleme oder auch Wünsche etc. und können sich dementsprechend auf die individuellen Anforderungen Ihres Kunden einstellen. Dieser wiederum erhält das Gefühl, in ihrem Autohaus willkommen zu sein, da Sie ihn fest in die Arbeitsabläufe im Automobilhandel integrieren.

Fazit – so strukturieren Sie Arbeitsabläufe im Automobilhandel und bewahren jederzeit den Überblick

Als Autohändler wartet mehr auf Sie als lediglich der vermeintlich simple Verkauf eines Automobils. Komplexe Zusammenhänge und Abläufe im Hintergrund erfordern eine strukturierte Arbeitsorganisation. Diese Arbeitsplanung ist einerseits notwendig, kann darüber hinaus aber auch zum echten Vorteilsbringer für Ihre Organisation sein. Denn von der Schlüsselorganisation über die Arbeitszuweisung bis hin zur abschließenden Dokumentation bieten sich unzählige kleinere Themenfelder, die in Summe aber deutliche Erleichterungen und nicht zuletzt auch Einsparungen erzeugen können.