HERMANN Fachversand
Ein informierter und intensiv in die Betriebsangelegenheiten einbezogener Mitarbeiter ist motivierter und loyaler gegenüber seinem Arbeitgeber. Zu diesem Ergebnis sind bereits zahlreiche arbeitspsychologische Studien gekommen. Darüber hinaus kann eine optimale Informationsaufbereitung die gesamte Werkstattorganisation verbessern und Abläufe im Alltag beschleunigen. Demnach tut jeder Inhaber einer Werkstatt gut daran, die interne Betriebskommunikation gezielt zu fördern. Was diesbezüglich besonders wichtig ist und welche praktischen Wege zum Erfolg führen, beschreiben wir in diesem Beitrag.
Informationsaufbereitung für ein effizientes Organisationssystem
Für eine perfekte Betriebskommunikation ist es sehr bedeutsam, jedem Mitarbeiter jene Informationen bestmöglich zugänglich zu machen, die dieser zur zufriedenstellenden Abwicklung seiner Aufträge beziehungsweise Aufgaben benötigt. Im Idealfall erhält der jeweilige Techniker sämtliche Daten und Anweisungen kompakt und übersichtlich sowie schnell und ohne langwierige Erklärungen des Vorgesetzten. Wenn der Techniker mit der grundlegenden Werkstattorganisation und Auftragsabwicklung vertraut ist, macht es für alle Beteiligten durchaus Sinn, auf eine schriftliche Informationsaufbereitung zu setzen.
Konkret könnte das folgendermaßen ablaufen: Sie geben sämtliche für den jeweiligen Auftrag benötigten Unterlagen und eine Anmerkung zum Fertigstellungstermin in eine Auftragstasche. Letztere stecken Sie in das Fach einer Plantafel – in das, welches dem Mitarbeiter zugeordnet ist, der den Auftrag übernehmen soll. Um ganz simpel zu kennzeichnen, ob es sich beispielsweise um eine dringende, schon halb erledigte oder besonders komplexe Order handelt, können Sie etwa Auftragstaschen in verschiedenen Farben verwenden: Rot für Dringendes, Gelb für Halbfertiges, Grau für Schwieriges et cetera (exemplarisch).
Kommt nun der zuständige Techniker in die Werkstatt, geht er unmittelbar zur Plantafel und nimmt sich die Auftragstasche heraus. Die Unterlagen erläutern, was er zu tun hat und er kann sich sogleich an die Arbeit machen – ohne erst noch ausgiebig mit dem Chef zu klären, wie vorgegangen wird. Dies ist eine sehr einfache, aber bestens bewährte Variante für ein effizientes Organisationssystem.
Hören und gehört werden
Die meisten Mitarbeiter einer Werkstatt möchten über die Geschehnisse im Betrieb informiert werden. Deshalb empfiehlt es sich, regelmäßig kurze Sitzungen im Team zu veranstalten, in denen Sie beispielsweise aktuelle Kennzahlen nennen, Entwicklungen schildern, neue Ziele und Vorhaben erläutern oder auch die Planung für den nächsten Monat vorstellen – im Sinne eines Ausblicks.
Durch derartige „Informationsevents“ beziehen Sie Ihre Arbeitnehmer ein und geben ihnen das Gefühl, ein wesentlicher Teil der Werkstatt zu sein. Letzteres erzielen Sie auch, indem Sie hin und wieder authentisches Lob äußern – bevorzugt face-to-face.
Ihre Mitarbeiter wollen allerdings nicht nur gut und umfassend über alles rund um die Werkstatt informiert werden, sondern sich auch selbst wahrgenommen fühlen. Das heißt, sie streben danach, sich aktiv einzubringen. Dies kann sich auf diverse Punkte beziehen – sowohl eigene Wünsche und Bedürfnisse hinsichtlich der Arbeit in der Werkstatt als auch spezifische Ideen und Anregungen zur Verbesserung der Werkstattorganisation, der Auftragsabwicklung oder auch der Betriebskommunikation. Haben Sie also immer ein offenes Ohr für Ihre Angestellten. Denn die Zeiten der Top-Down-Betriebskommunikation – sprich des Kommunizierens (nur) von oben nach unten – sind längst vorbei.
Betrachten Sie die Kommunikation in der Werkstatt stets als Dialog, bei dem jeder äußern kann, was und wie viel er möchte. Führen Sie dann und wann ruhig auch Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern – über deren Leistungen und Befinden im Arbeitsalltag. Wenn es Ihnen auf Dauer gelingt, diese beiden Aspekte – das Informieren und Zuhören – zu erfüllen, identifizieren sich Ihre Leute (noch) mehr mit Ihrem Betrieb, was einen positiven Kreislauf in Gang setzt: Ihr Team ist motivierter. Dadurch verbessert sich die Produktivität und in der Folge steigt der Erfolg.
Praktische Wege zur Verbesserung der Betriebskommunikation
Es gibt viele Möglichkeiten, die Kommunikation in der Werkstatt zu optimieren. Einige davon stellen wir Ihnen nun vor.
Kurze Umfragen machen
Zunächst sollten Sie herausfinden, wie Ihre Mitarbeiter überhaupt den Status quo der Betriebskommunikation empfinden. Denn nur wenn Sie wissen und einschätzen können, wie Ihr Team dazu steht, haben Sie Anhaltspunkte, was konkret zu verbessern wäre. Am besten entwickeln Sie einen kurzen Fragebogen, den Ihre Mitarbeiter anonym ausfüllen.
Stellen Sie darin Fragen wie
- „Wie empfinden Sie die derzeitige Informationsaufbereitung für Aufträge?“
- „Fühlen Sie sich gut in die Geschehnisse der Werkstatt einbezogen?“
- „Fällt es Ihnen leicht/schwer, Ihre werkstattbezogenen Bedürfnisse und Wünsche zu äußern?“
- „Haben Sie das Gefühl, dass Ihnen Ihr Vorgesetzter zuhört und Sie ernst nimmt?“
- „Wie gut klappt die Kommunikation im Team?“
- „Sind alle Kollegen und Vorgesetzten sprachlich gut zu verstehen?“
Tipp: Zur wissenschaftlich fundierten Gestaltung eines Fragebogens können Sie sich an einen Arbeitspsychologen wenden, der Sie bei der Ausarbeitung der Umfrage und beim Austüfteln neuer Methoden für eine verbesserte Betriebskommunikation sowie deren Planung und Umsetzung unterstützt.
Klare Zuständigkeiten im Organisationssystem schaffen
Auch wenn eine kompakte Informationsaufbereitung für Aufträge und Aufgaben mittels Auftragstaschen und darin zusammengestellter Dokumente viele Vorteile mit sich bringen: Unklarheiten, die Nachfragen bedürfen, können logischerweise immer auftreten. Für solche Fälle sollte klar geregelt sein, an wen sich der Mitarbeiter wenden kann, wer also der richtige Ansprechpartner ist.
Ob Sie dies nun bei einem Meeting aufgreifen und dabei erklären, wen man in welchen Situationen aufsuchen soll, eine zentrale Stelle einrichten, die eine Person mit umfangreichen Kenntnissen in allen Werkstattbereichen besetzt, oder einen übersichtlichen Aushang mit den Zuständigkeiten und Zuständigen machen, bleibt Ihnen überlassen. Es hängt natürlich auch stark von der grundlegenden Werkstattorganisation ab, welche Variante am besten geeignet ist.
Zielgerichtet kommunizieren
Gerade wenn es um Verbesserungen in bestimmten Bereichen geht, ist es oftmals nicht nötig, beziehungsweise sogar sinnlos, alle Mitarbeiter darüber in Kenntnis zu setzen. In solchen Fällen raten wir dazu, nur die Akteure zu informieren, die betroffen sind. Anders ausgedrückt: Kommunizieren Sie zielgerichtet. Ansonsten drohen wichtige Punkte in der Informationsflut unterzugehen.
Relevant informieren
Neben der Zielgerichtetheit ist auch die Relevanz der Informationen elementar für eine gute, effiziente Betriebskommunikation. Filtern Sie wesentliche Inhalte heraus und vermeiden Sie es, Ihre Angestellten mit kaum bedeutsamen Informationen zu „beladen“. Halten Sie sich immer vor Augen, dass bei der Mitarbeiterkommunikation vor allem im Fokus steht,
- vorhandenes Know-how weiterzugeben,
- Wissen zu verknüpfen und
- Kompetenzen zu erweitern.
Das impliziert auch, dass Sie die Vermittlung von Wissen delegieren können, je nachdem, welcher Angestellte in welchem Bereich seine Stärken hat.
Offen und ehrlich kommunizieren
Den wichtigsten Punkt haben wir uns für das Ende aufgehoben: Es ist ganz entscheidend, dass Sie eine offene und ehrliche Betriebskommunikation forcieren. Geben Sie weder falsche noch unzureichende Informationen weiter und unterlassen Sie es auch, wichtige Informationen zurückzuhalten, selbst wenn sie Negatives beinhalten. Ansonsten entstehen nur Gerüchte, die rasch zum Vertrauensverlust Ihrer Angestellten in die Werkstattleitung führen.
Bleiben Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber also immer aufrichtig, sorgen Sie für eine transparente Betriebskommunikation.
Dies ist definitiv der beste Weg, um Unsicherheiten und Missmut vorzubeugen. Im Übrigen ist Ehrlichkeit auch dann angesagt, wenn es darum geht, Mitarbeiter für ihre Leistungen zu loben. Loben Sie aber nur, wenn derjenige es auch tatsächlich verdient und richtig einordnen kann.