HERMANN Fachversand
«Wie passende Arbeitsorganisation das Arbeiten effektiver macht»
In Zeiten, in denen die Technik nahezu alles beherrscht und somit jede noch so erdenkliche Tätigkeit umsetzbar erscheint, geht es kaum noch darum, Arbeiten überhaupt ausführen zu können. Für das Gros der praktisch arbeitenden Unternehmen steht stattdessen die Verbesserung der vorhandenen Arbeiten an erster Stelle. Denn ein Unternehmen wird dann in vielen Belangen von der Leistungsfähigkeit bis letztlich zum erwirtschafteten Gewinn besser, wenn vom einzelnen Arbeitsplatz bis hin zur gesamten Werkstatt organisiert und geplant gearbeitet wird. Ein Werkstattsystem hilft, Strukturen zu schaffen, auszubauen und zu perfektionieren.
Arbeiten in der Werkstatt – vom einfachen Handgriff zum hochkomplexen Vorgang
Nicht jede Arbeit lässt sich mit anderen vergleichen, da Produktionsprozesse, Arbeitsabläufe und schlicht die zu Grunde liegenden Objekte, Waren oder sonstigen Kernstücke der Arbeit variieren. Ein Auto lässt sich logischerweise nicht auf die gleiche Art und Weise herstellen, warten oder reparieren, wie etwa ein Rasierapparat oder ein Sonnenschirm.
Auf eine mögliche Arbeitsoptimierung hin betrachtet bedeutet das, dass eine mögliche Werkstattorganisation sich an die unterschiedlichen Arbeitsschritte anpassen muss. Einfache Handgriffe lassen sich anders planen und organisieren, als hochkomplexe Prozesse, die möglicherweise profunden Fachwissens oder komplizierter technischer Anlagen bedürfen. Die Organisation muss vereinfacht gesagt zur Werkstatt passen und die dort ausgeführten Arbeiten verstehen, analysieren und verinnerlichen. Erst dann kann die Schaffung von Strukturen gelingen, auf deren Basis dann weitere Optimierungsschritte möglich sind. So entsteht ein effizientes Werkstattsystem.
Kontrollierbarkeit durch Vereinheitlichung
Der erste Schritt vom „Irgendwie“ hin zu einer geplanten und koordinierten Arbeitsweise führt immer über die Vereinheitlichung von Abläufen und Prozessen. Das ist deshalb notwendig, weil sich ohne klare Arbeitsvorgaben geradezu zwangsläufig Eigenheiten jedes Mitarbeiters in seine Arbeitsweise übertragen und die Arbeiten mit der Zeit immer unterschiedlicher ausgeführt werden. Letztlich kann sich das sogar in Arbeitstempo, Qualität und natürlich auch Kosten niederschlagen. Die Arbeitsorganisation beginnt daher immer damit, vorhandene Prozesse zu erfassen und ein Soll zu Vorgehen, Geräteeinsatz, Materialverbrauch und allen anderen relevanten Aspekten der Arbeit festzulegen. Ausgehend von dieser Basis lässt sich dann das vereinheitlichte Verfahren betrachten, bewerten, überarbeiten und erneut testen. Dieses Vorgehen beinhaltet bereits die wesentlichen Schritte und ist damit die Vorstufe zu einer echten Werkstattorganisation.
Arbeitsorganisation mit einem Werkstattsystem
Ein Werkstattsystem organisiert zwar keine Arbeitsabläufe und legt keine Arbeitsschritte fest. Stattdessen ist es aber in der Lage, eine Werkstatt von Grund auf zu strukturieren und damit die Basis für jegliche Organisation und Strukturierung zu liefern. Wird ein Werkstattsystem auf den gesamten Arbeitsbereich ausgeweitet und nicht nur lokal auf Einzelarbeitsplätze konzentriert, lassen sich immer wiederkehrende Abläufe definieren. Sowohl Mitarbeiter als auch das Unternehmen selbst profitieren dabei in wesentlichem Maße und auf unterschiedlichste Art und Weise. Im Rahmen dieser Maßnahme erlangt das Prinzip der Übersichtlichkeit und der Ordnung natürlich hohen Stellenwert. Arbeitskarten und Auftragsannahmesysteme sowie Werkstattplaner tragen etwa dazu bei, Arbeitsschritte zu strukturieren.
Schnelleres Arbeiten
Zuallererst erhoffen sich die meisten Unternehmen, die für ihre Prozessorganisation ein Werkstattsystem nutzen, ein schnelleres Arbeiten. Das höhere Arbeitstempo soll die Produktivität direkt steigern und so die Gewinne sprudeln lassen. Natürlich muss sich zunächst das eingeführte System auszahlen, sprich die Anschaffungskosten müssen hereingewirtschaftet werden. Durch eine strukturierte Arbeit sollen unnötige Handgriffe entfallen und nötige Arbeitsschritte souverän, sicher und zuletzt schnell umgesetzt werden können. Die Kehrseite der Medaille ist allerdings, dass ein zu hohes Maß an Struktur gerade bei einfacheren Arbeiten leicht Routine entstehen lässt, die sich im ungünstigsten Fall zu einer Vernachlässigung der persönlichen Achtsamkeit weiterentwickeln kann. Wird jedoch die Organisation der Arbeiten mit Kontrollschritten und anderen Maßnahmen zur Fehlervermeidung kombiniert, kann so in der Tat ein durchweg positiver Effekt erzielt werden.
Höhere Flexibilität
Gut sortierte, übersichtliche Arbeitsvorgänge tragen dazu bei, die Flexibilität eines Unternehmens zu steigern. Eine klare, übersichtliche und nachvollziehbare Werkstattorganisation erlaubt es auch tätigkeitsfremden Mitarbeitern, sich schnell in vorgegebene Abläufe einzufinden und beispielsweise in Stoßzeiten auszuhelfen, Krankheitsvertretungen zu übernehmen oder auch neue Aufgaben im Unternehmen im Rahmen der Mitarbeiterentwicklung rasch zu überblicken. Aus Sicht des Unternehmens dagegen bietet die gesteigerte Flexibilität außerdem die Chance, sich auf veränderte Marksituationen rasch einzustellen und Arbeitsprozesse anzupassen oder völlig neu zu überdenken.
Weniger Materialaufwand
Ein Werkstattsystem verschafft Klarheit über Arbeiten, aber genauso über die dafür nötigen Arbeitsmittel. Sind die Schrauben alle, müssen Dichtungen nachgekauft werden und wie sieht es mit dem Reserveakku für den Schlagschrauber aus? All diese und viele ähnliche Fragen führen bei unübersichtlichen Werkstätten leicht zu unnötigen Nachbestellungen und Mehrfachbevorratungen. Eine aufgeräumte und organisierte Werkstatt dagegen verschafft sowohl den Mitarbeitern, als auch mit der Organisation und Disposition beauftragten Kollegen leicht und schnell einen Überblick über Bestände und den aktuellen Bedarf. So lässt sich zwar die Einnahme auf der Haben-Seite nicht erhöhen, allerdings können viele kleine Einsparungen auf der Soll-Seite der Buchung entfallen oder reduziert werden. Und getreu der bäuerlichen Devise „Kleinvieh macht auch Mist“ addieren sich diese in aller Regel recht schnell zu nennenswerten Einsparungen.
Ein sichererer Arbeitsplatz
Eine eher nebensächliche Auswirkung einer guten Werkstattorganisation mit dem passenden Werkstattsystem ist eine deutliche Zunahme der Sicherheit am Arbeitsplatz. Denn Übersichtlichkeit und Struktur sorgen für ein überschaubares Umfeld ohne unsichtbare oder auch sichtbare Gefahrenquellen. Dies kann von Verletzungsgefahren durch schlecht verstaute Materialien und Werkzeuge über unsachgemäße Raumausstattungen bis hin zu defekten Geräten und Maschinen reichen. Schulungen sind hier ebenso vorzunehmen wie eine ordentliche Kennzeichnung des Arbeitsplatzes.
Die Arbeitsorganisation ist daher zumindest in weiten Teilen mit einer Organisation der Arbeitssicherheit gleichzusetzen. Mehr Sicherheit bedeutet zwar ebenfalls nicht mehr Gewinn, reduziert aber Kosten durch Krankheitsausfälle nach Unfällen. Und was liegt näher, als diesen positiven Nebeneffekt ohne Mehrkosten als Mitnahmeeffekt zu nutzen, anstatt das Thema Arbeitssicherheit losgelöst mit separaten Kosten zu behandeln?
Prozessoptimierung im eingeführten Werkstattsystem
Nun lässt sich er Gedanke einer umfassenden Organisation des Werkstattbereichs natürlich auch weiterentwickeln. Ist das Werkstattsystem erst einmal etabliert, besteht eine bereits transparent und nachvollziehbar aufgestellte Basis, auf der weitere Entwicklungsschritte aufbauen können.
Erst vereinheitlichen, dann verbessern
Wo das Werkstattsystem noch vereinheitlich und geordnet hat, folgt als nächster Schritt die Prozessoptimierung in Werkstatt, aber auch Lager und Büro. Denn nun besteht die Möglichkeit, die laufenden Prozesse zu analysieren und – unter Miteinbeziehung der Mitarbeiter – hinsichtlich möglicher Verbesserungspotentiale zu bewerten. Davon ausgehend können aktiv Veränderungen vorgenommen werden, die sich über das bestehende Ordnungssystem leicht im täglichen Ablauf installieren lassen. Nach einer gewissen Testphase kann dann erneut ein Resumée gezogen werden, um getroffene Entscheidungen entweder voranzutreiben, zu revidieren, oder gegebenenfalls im Detail nach zu justieren und einer erneuten Prüfung zuzuführen. So bilden Werkstattsysteme eine wichtige Grundlage für einen fortwährenden Prozess aus Anpassung und immer wieder neuer Anpassung an Veränderungen bei Mitarbeitern, Technik und wirtschaftlicher Gesamtlage.