HERMANN Fachversand
« Arbeitsabläufe professionell organisieren »
Für kleine und mittelständische Unternehmen in der Kfz-Branche ist die effektive Arbeits- und Auftragsplanung ein wichtiger Schlüssel, um wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Vorausschauende und gut strukturierte Planung steigert die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Oft lässt sich schon mit einfachen Hilfsmitteln und wenigen Aufwand eine Steigerung der Effektivität erreichen. Erfahren Sie welche Möglichkeiten sich bieten, um die Arbeitsplanung in Ihrem Autohaus oder Ihre Kfz-Werkstatt zu verbessern. Wir stellen Ihnen einige wirkungsvolle Schritte und Hilfsmittel vor.
Warum Arbeitsplanung im Fahrzeughandel?
Gerade im Autohandel und der Kfz-Werkstatt ist eine funktionierende Organisation das A und O. Denn kurze Arbeitsintervalle, eine hohe Auftragstaktung und saisonale Aufgabenschwerpunkte in Verbindung mit unvorhergesehenen, kurzfristigen Einsätzen führen oft zu einer sehr unübersichtlichen, stark fluktuierenden Arbeitsbelastung. Deswegen ist eine vorausschauende und gut organisierte Arbeitsplanung im Fahrzeughandel so wichtig. Ziel ist es, jederzeit einen Überblick über laufende und anstehende Arbeiten zu haben. So lassen sich freie Kapazitäten und die Auslastung Ihres Betriebes zuverlässig ermitteln.
Arbeitsplanung – Was steckt dahinter?
Was bedeutet denn nun ganz konkret Arbeitsplanung für die Kfz-Werkstatt oder den Automobilhandel? Selbstverständlich spielen für hier nicht nur branchenspezifische Gegebenheiten eine Rolle. Die Arbeitsplanung und die Werkstattorganisation muss zu der individuellen Struktur und der Unternehmenskultur passen, das gilt ganz besonders in kleineren und mittelständischen Betrieben.
Strategische Planung
Eine strategisch ausgerichtete Arbeitsplanung sollte auf die längerfristig planbaren Prozesse ausgerichtet sein. Hierzu zählen im Autohaus etwa saisonale Tätigkeiten, wie der Räderwechsel, der Winter-Check oder andere Routinetätigkeiten. Auch der Kundenservice bietet die Möglichkeit langfristiger Planung, denn bevorstehenden Inspektionsintervalle und Routinewartungen lassen sich gut einkalkulieren. Mit guter Organisation erleben Sie hier keine vermeidbaren Überraschungen und sind in der Lage, diese vorhersehbaren Aufträge zu günstigen Zeiten abzuarbeiten.
Eine weit kurzfristigere Arbeitsplanung erfordern unvorhergesehene Werkstattaufträge. Entstehen einem Ihrer Kunden Schäden an seinem Fahrzeug oder erleidet er einen Unfall, dann muss kurzfristig ein Reparaturtermin gefunden werden. Aber auch Kundendienste oder sogar Hauptuntersuchungen, die von den Fahrzeughalten nicht überwacht werden und auch in Ihrer Datenbank bislang nicht enthalten sind, können Ihre innerbetriebliche Terminplanung auf die Probe stellen. Je besser alle kurz- wie langfristigen Tätigkeiten erfasst und im Voraus (soweit möglich) geplant sind, umso eher schaffen Sie Freiräume, die es Ihrem Betrieb erlauben flexibel und kurzfristig zu reagieren.
Gegenseitige Abhängigkeiten
Selbstverständlich bestehen Abhängigkeiten zwischen Arbeitsorganisation und tatsächlichen praktischen Prozessen, hier besteht eine Wechselwirkung. So führen weder organisatorische Planungen zum Erfolg, die praktisch nicht umsetzbar sind, als auch praktische Abläufe, die sich organisatorisch nicht zielführend abbilden lassen. Ein Kernelement einer funktionierenden Planung ist daher eine regelmäßige Rückmeldung über Erfolg bzw. Anpassungsbedarf der Planung an die realen Gegebenheiten. So lässt sich auf Dauer ein wirkungsvoller Regelkreis etablieren, der die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens verbessert.
Werkzeuge der Arbeitsorganisation
Um die Arbeitsplanung im Fahrzeughandel, in der Werkstatt oder auch in Autohäusern gut zu strukturieren, bietet sich ein ganzer Werkzeugkasten unterschiedlicher Methoden zur Arbeitsorganisation an:
EDV
Die elektronische Datenverarbeitung ist heute ein absoluter Standard, ohne den heute nichts mehr geht. Denn nur so lassen sich sowohl interne als auch externe Abläufe in einem nachvollziehbaren und übersichtlichen Organisationssystem auf der Höhe der Zeit erfassen. Von der geregelten Terminierung bis hin zur Ersatzteilbestellung lassen sich so Abläufe planen, Querverbindungen aufzeigen und allgemein übersichtliche Gesamtprojekte aus einer Vielzahl an Einzelmaßnahmen schaffen.
Arbeitskarten
Arbeitskarten bilden eine unmittelbare Schnittstelle zwischen der praktischen Arbeit und dem theoretischen Organisationssystem. Denn diese Karten dienen dazu, alle durchgeführten Arbeiten zu erfassen und zu dokumentieren. Auch lassen sich beispielsweise je nach Zusammenstellung Zusatzarbeiten freigeben, sonstige Anmerkungen ergänzen oder auch Hinweise auf perspektivisch anstehende Reparaturen vermerken. Die Formulare dienen daher einerseits der Eigenkontrolle der einzelnen Mitarbeiter, aber auch der Informationsweitergabe an Ihre Verwaltung, die diese Daten dann in Ihr EDV-System überträgt. Zukünftig vorstellbar ist außerdem eine Art digitaler Arbeitskarte, die direkt über ein Tablet oder eine andere Eingabemöglichkeit auf Ihre EDV zugreift und Daten ohne umständliche Übertragung unmittelbar einspeist.
Schlüsselmanagement
In jeder Kfz-Werkstatt und in jedem Autohaus müssen eine Vielzahl von Kundenschlüsseln aufbewahrt werden. Das erfordert eine effektive Schlüsselorganisation. Lassen sich Schlüssel einfach und rasch zu den Fahrzeugen zuordnen, entfällt aufwendiges Suchen. Zudem lassen sich Fahrzeugschlüssel gut als eigenes Organisationsinstrument einsetzen. So bietet es sich an, die Schlüsselzuordnung zu nutzen, um die Bearbeitungsreihenfolge abzubilden. Das sorgt für zusätzliche Übersichtlichkeit.
Werkstattformulare, Plantafeln und Checklisten
Ganz ähnlich wie sich auf Arbeitskarten die Zeit, die für eine bestimmte Tätigkeit erforderlich ist, erfassen lässt, können auch Materialbedarf und benötigte Betriebsmittel mit Hilfe von entsprechenden Formularen dokumentiert werden. Unterschiedliche Werkstattformulare können aber auch als Checklisten fungieren. So lassen sich Reparaturen, Inspektionen und andere Tätigkeiten am Kundenfahrzeug standardisieren. Das verbessert nicht nur die Planbarkeit der jeweiligen Tätigkeiten, dieses Verfahren erleichtert auch für Ihre Angestellten die Strukturierung der zu erledigenden Aufgabe. Diese Formulare stellen somit eine Art weiterentwickelte Arbeitskarte dar, die sehr individuell auf die eigentlichen Tätigkeiten hin abgestimmt werden kann.
Fazit – Wie Arbeitsplanung im Fahrzeughandel echte Vorteile schafft
Vorausschauende Arbeitsplanung im Fahrzeughandel erleichtert die Arbeit, vereinheitlicht Prozesse und nutzt somit letztendlich sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden. Ob Arbeitskarten, Werkstattplaner und Plantafeln oder umfassende EDV, eine Vielzahl von Hilfsmitteln erlaubt eine Anpassung der Arbeitsplanung genau für Ihre Bedürfnisse – sei es in der Kfz-Werkstatt oder bei einem Fokus auf den Handel von neuen oder gebrauchten Fahrzeugen. Nutzen Sie die Chance zur Optimierung mit einfachsten Mitteln, denn jede Erleichterung zahlt sich auf Dauer vielfach aus und trägt zur Zukunftsfähigkeit bei.