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« Nützliche Hilfsmittel und Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement »
Eine straffe und geordnete Terminplanung ist elementar für eine optimale Organisation und einen reibungslosen Betriebsalltag in der Werkstatt. Es gibt verschiedene Utensilien, die Ihnen dabei helfen, immer den Überblick zu bewahren. Dazu gehören insbesondere Terminkalender und Plantafeln. Wir erklären den genauen Nutzen dieser Hilfsmittel und geben Ihnen ergänzend praktische Tipps für eine effiziente Zeitplanung.
Der gute alte Terminkalender – für die Werkstattorganisation nach wie vor goldwert
Noch immer ist der einfachste und zugleich zuverlässigste Weg, Termine festzuhalten, die Verwendung eines traditionellen Terminkalenders. Übersichtlich aufbereitet und jederzeit schnell zur Hand, ist er im Arbeitsalltag immer noch unverzichtbar. Auch als Hilfsmittel für die effektive Werkstattorganisation ist er nach wie vor sehr beliebt. Apropos: In der Werkstatt macht es Sinn, mehrere Varianten einzusetzen – konkret einen Jahresplaner, einen Wochenkalender und dazu auch einen Tages-Terminplaner.
Wichtig: Termine nicht doppelt eintragen
Um eine häufige Ursache für Verwechslungen und Irritationen zu vermeiden, ist es wichtig, Ihre Geschäftstermine immer nur in EINEM Jahres-, Wochen- und Tagesplaner zu notieren. Denn wenn Sie beispielsweise mehrere Jahresplaner parallel verwenden, passiert es leicht, dass sich die Eintragungen unterscheiden. Da genügt es bereits, wenn ein Mitarbeiter einen Termin versehentlich nur in einen der Jahreskalender einträgt – schon ist das Chaos vorprogrammiert. Dennoch sollten Sie alle drei unterschiedlichen Kalendertypen in Ihrer Werkstatt für die effiziente Terminplanung nutzen, nur eben jeweils ein einziges Exemplar. So ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter dieselben Informationen erhält, wenn er in einen der Kalender nachschaut. Um dies zu gewährleisten, ist es natürlich erforderlich, beim Eintragen der Termine sehr konzentriert zu Werke zu gehen.
Terminplaner für einzelne Tage, eine Woche und ein ganzes Jahr
Der Tagesplaner ist hilfreich für die Voranmeldung und Tagesdisposition von Aufträgen. Um die Übersicht zu behalten empfiehlt es sich, die abgewickelten Aufträge am Rand abhaken. Kleiner Tipp dazu: Planen Sie zu jedem Termin in der Werkstatt auch eine gewisse Vorbereitungszeit ein, damit sich der zuständige Mitarbeiter auf den erwarteten Kunden einstellen kann. Für ähnliche Zwecke wie der Tagesplaner ist auch der Wochenplaner gedacht – nur dass er gleich alle Werktage inklusive Samstag auf einem Blatt vereint und Ihnen dadurch einen Wochenüberblick verschafft. Je größer der Planer ausfällt, desto besser ist es.
Vorgedruckte Spalten und Zeilen geben Ihnen die Möglichkeit, die wesentlichsten Daten und Fakten zu einem Termin einzutragen – beispielsweise die Uhrzeit und die kundenspezifischen Details.
Der Jahresplaner dient als Terminbuch für das gesamte Jahr. Hier können Sie alle Reparatur- und Servicetermine eintragen. Damit eine übersichtliche Zeitplanung möglich ist, sollte im Kalender für jeden Tag mindestens eine ganze Seite zur Verfügung stehen. Auch die Übernahme der letzten Kalenderwoche aus dem Vorjahr und die Vorausschau auf die erste Kalenderwoche des folgenden Jahres bilden clevere Ergänzungen, die Ihnen die Terminplanung zum Jahreswechsel erleichtern.
Auftragstaschen und Werkstattplaner für die Terminplanung und -umsetzung
Das Eintragen aller Termindaten in die jeweiligen Planer ist stets der erste Schritt. Doch damit haben Sie die Terminplanung noch lange nicht abgeschlossen. In der Folge müssen Aufträge und Kundentermine sinnvoll auf Ihre Mitarbeiter aufteilen. Dabei ist natürlich Genauigkeit gefragt, um sicherzustellen, dass kein Mitarbeiter zu lange Leerlaufphasen in seinem persönlichen Kalender hat. Umgekehrt sollte die Termindichte für den einzelnen Mitarbeiter so gestaltet werden, dass für diesen die Arbeit auch zu bewältigen ist.
Wochenweise und flexibel planen
Es empfiehlt sich, möglichst wochenweise zu planen und auch darauf zu achten, dass sich kurzfristige Kunden- oder Geschäftstermine noch einschieben lassen. Eine derartige Flexibilität kommt bei Ihrer Kundschaft gut an, ist aber de facto nicht immer umsetzbar.
Unentbehrlich in der Werkstatt: Auftragstaschen und Arbeitskarten
Stellen Sie für jeden Auftrag eine eigene Auftragstasche mit Arbeitskarten und sonstigen wichtigen Unterlagen zusammen. Indem Sie jedem Mitarbeiter eine bestimmte Auftragstaschenfarbe zuweisen, sorgen Sie für Übersichtlichkeit und Klarheit.
Werkstattplaner gewährleisten effiziente Arbeitsorganisation
Die vorbereiteten und im Idealfall auch schon zeitlich geordneten Auftragstaschen können Sie dann tageweise in die Fächer einer Plantafel stecken, die Sie an der Wand befestigen. Zu Arbeitsbeginn nimmt sich jeder Mitarbeiter die ihm zugeordneten Auftragstaschen heraus und kann sie schrittweise abarbeiten. Dabei sieht er auch gleich, ob – und wenn ja wann – an dem jeweiligen Tag ein Kundentermin ansteht. Plantafeln für die optimale Werkstattorganisation gibt es in diversen Varianten. Besonders praktisch für die eben beschriebene Verteilung sind Werkstattplaner mit Platz für Namensschilder, teilweise geschützt durch robuste Plexiglasabdeckungen.
Extra-Tipp: Erinnern Sie Ihre Kunden rechtzeitig
Schätzungsweise werden zehn bis 15 Prozent aller vereinbarter Kundentermine nicht eingehalten. Die häufigsten Gründe sind, dass Kunden das Datum vergessen. Dem resultierenden Leerlauf und damit einhergehend auch Umsatzverlusten können Sie gezielt vorbeugen, indem Sie Ihre Kundschaft rechtzeitig erinnern.
Es ist mittlerweile durchaus üblich, 48 Stunden vor dem vereinbarten Treffen eine kurze E-Mail zur Erinnerung zu schicken. Auch ein kurzer Telefonanruf bietet sich an.
Ist bei dem Kunden etwas dazwischen gekommen, haben Sie noch genügend Zeit, um gegebenenfalls einen Ersatztermin zu vereinbaren. Die telefonische Variante bietet übrigens den Vorteil, dass Sie direkt erfragen können, ob der Kunde tatsächlich kommt oder doch absagen muss. Dies gibt Ihnen wiederum mehr Flexibilität bei der Terminplanung. Eventuell können Sie noch andere Kunden zur Terminzeit empfangen.
Fazit: Effiziente Terminplanung als Basis der optimalen Arbeitsorganisation in der Werkstatt
Eine effiziente Terminplanung ist die halbe Miete für eine gelungene Werkstattorganisation. Traditionelle Terminkalender sowie Plantafeln unterstützen Sie dabei, Ihre Geschäftstermine schnell, übersichtlich und sicher aufzuschreiben. Versuchen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Pläne Leerlauf und Überlastung vorzubeugen, halten Sie jede Woche das eine oder andere Terminfenster für kurzfristige Anfragen frei und vermeiden Sie Umsatzverluste, indem Sie Ihre Kunden aktiv an bevorstehende Termine erinnern. Mit einer ausgeklügelten Terminplanung gestalten Sie den Betriebsalltag in Ihrer Werkstatt deutlich effektiver!